L’Unione Industriale Pratese scambia online, con i propri clienti, i dati relativi alle timbrature, offrendo loro la possibilità di ricavare facilmente diversi report sulla gestione di dipendenti e collaboratori
Una realtà di medie dimensioni ma
decisamente dinamica, che offre
ad associati e clienti servizi di gestione
paghe e contributi, hosting di siti
Web e Internet provisioning, servizi ambientali
e di sicurezza. Questa è Unione
Industriale Pratese: una sessantina di
persone occupate a servire al meglio il
tessuto di piccole e medie imprese di uno
dei distretti più noti dello Stivale.
Il suo ambiente It vede la presenza di
una sessantina di postazioni desktop, tutte
in ambiente Windows. Lo stesso ambiente
è stato privilegiato anche lato server,
con una ventina di macchine equamente
distribuite tra fisiche e virtuali. A
capo dell’It c’è Davide Mazzoni, che coordina
un team di 4 persone. «Sviluppiamo
molte cose internamente – esordisce –
e lavoriamo tanto sulle personalizzazioni
dei software che acquistiamo, cosa questa
che ci permette di erogare dei servizi
realmente su misura per i nostri clienti».
Il servizio di elaborazione paghe è uno
dei fiori all’occhiello di Uip, gestito sin
dagli anni 70 attraverso un applicativo
sviluppato internamente. «Una scelta
che, in seguito, si è rivelata antieconomica
– prosegue -. Ecco perché, alla
fine del 2002, abbiamo iniziato a guardarci
intorno per capire come rimediare
». All’epoca, la scelta ricadde su Esa
Omnia, in quanto «software molto giovane
– sostiene Mazzoni – e questo, anziché
scoraggiarci, ci piacque molto per il
fatto che, essendo noi un cliente piuttosto
grosso per quell’applicativo, potevamo
riuscire a pilotarne in qualche modo
lo sviluppo. E così è stato. Ci siamo sentiti
molto spesso con i programmatori di
Esa e li abbiamo indirizzati su una sorta
di pseudo-customizzazione dell’applicazione
standard che, poi, è divenuta parte
stessa del software in commercio». Particolarmente
apprezzata era anche la tecnologia
su cui era basato il software (Sql
Server di Microsoft) «che per noi era familiare
e di cui ci piaceva, in particolare,
il fatto di poter accedere liberamente
ai dati del programma, cosa non comune
all’epoca. A metà del 2003 abbiamo siglato
il contratto e lo start-up del progetto
è datato gennaio 2004».
Il cliente sotto la lente
L’iniziativa ha portato alla completa revisione
del servizio paghe, con investimenti
anche sul fronte hardware fino ad allora
un po’ trascurato. Oggi, Omnia è utilizzato
da una ventina di operatori e il loro
lavoro si è molto snellito rispetto al passato,
nonostante i volumi in costante crescita
di dati processati. «Basta pensare –
precisa Mazzoni – che nel 2004 lavoravamo
circa 7.500 cedolini-paga al mese,
mentre oggi siamo a oltre 10.500. Questi
risultati sono da ascriversi soprattutto
alle scelte tecnologiche fatte, di cui siamo
più che mai convinti». Oggi, l’Unione
è in grado di scambiare online con i propri
clienti, i dati relativi alle timbrature,
offrendo loro la possibilità di ricavare facilmente
dei report sulla gestione del personale.
Sempre in rete, su una Intranet,
è caricato tutto l’archivio storico dei dati
generati. Una volta concluso questo progetto,
il personale It di Unione Industriale
Pratese è intervenuto sul gestionale. La
scelta è stata di dotarsi di un Erp, affiancandovi
un software di gestione dei flussi
documentali e un Crm (Customer Relationship
Management). La nuova software
selection è datata gennaio 2006.
«Cercavamo una soluzione flessibile,
che ci permettesse di intervenire direttamente
sui dati per rielaborarli con facilità
e abbiamo interpellato diversi vendor arrivando
alla conclusione che Esa e/3 (ora
e/impresa – ndr) fosse la miglior soluzione.
Implementato nel gennaio del 2007
l’Erp, all’inizio del 2009 abbiamo proceduto
a integrare il content management
e siamo partiti nel 2010 con il Crm. Per
quest’ultimo progetto, tuttora in corso, lo
sforzo più rilevante è stato quello di uniformare
la base dati. Il risultato principale
è che, oggi, abbiamo una condivisione
completa delle anagrafiche. In pratica,
esiste una fonte unica dalla quale tutti
i software attingono i dati relativi ai clienti
e le informazioni sono sempre perfettamente
aggiornate. Questo ci permette di
avere, in una schermata, la visione completa
del cliente, delle attività svolte e del
fatturato generato. Una profilazione semplice
ma, per noi, molto efficace».
In difesa degli interessi di categoria
L’Unione Industriale Pratese
opera dal 1912 a servizio
dell’industria locale della provincia
toscana, promuovendo
e tutelando gli interessi d’insieme
e quelli delle singole
aziende. Oggi, svolge soprattutto
attività di rappresentanza,
raccogliendo l’adesione di
circa 700 imprese, che costituiscono
l’80% dell’industria
pratese, e fa parte, tra l’altro,
di Confindustria e Federmeccanica.
L’Unione impiega una sessantina
di persone, suddivise
equamente tra l’associazione
e l’Unione Industriale Servizi
S.r.l., società di servizi totalmente
controllata dall’associazione
L’It di Unione Industriale
Pratese in pillole
• Virtualizzazione lato server (10
macchine fisiche e altrettante virtuali)
• 60 postazioni desktop
• Hosting siti Web e servizi di elaborazione
paghe e contributi per gli associati/
clienti
I plus del progetto
• Elaborazione automatizzata dei
cedolini-paga (passati dai 7.500/mese
del 2004 agli attuali 10.500)
• Miglior condivisione nativa delle
informazioni sui clienti/associati, ora
aggiornate automaticamente su tutti
gli applicativi in uso
• Implementazione di Crm (Customer
Relationship Management)
e gestione documentale
