Ideale per chi deve organizzare e rendere più efficiente la ricerca e l’utilizzo di differenti tipi di file
luglio 2003 ScanSoft, celebre per il software OCR OmniPage,
presenta la nuova versione di PaperPort: un software di organizzazione
e gestione documenti (in inglese, la versione italiana è prevista
in queste settimane) che ha alle spalle una lunga storia. Due sono le versioni
disponibili, la Pro 9 DeLuxe e la Pro 9 Office.
Noi abbiamo testato quest’ultima, che si distingue dalla DeLuxe per funzionalità
di rete e maggiori opzioni di salvataggio PDF.
PaperPort, che gira su tutti i Windows dalla 98 SE in poi, è una soluzione
integrata per la gestione di documenti, non si dovranno più usare prodotti
diversi (Word, Acrobat, programmi grafici, OCR) per acquisire, riconoscere, archiviare,
ricercare, condividere, convertire documenti cartacei e file grafici, testuali,
fogli elettronici, pagine Web e via dicendo.
L’installazione di PaperPort non ha presentato problemi, l’occupazione
su disco è di soli 80 MB. La manualistica è su CD, su carta
troviamo solo una guida rapida di una trentina di pagine, un po’ poco considerando
il prezzo. Dopo l’installazione si noterà la presenza di ben quattro
nuovi driver di stampa, dedicati alla creazione di file PDF e Word da qualunque
applicazione Windows, per la massima flessibilità.
La prova su strada di PaperPort ha mostrato la sua reale utilità: possiamo
acquisire grandi quantità di documenti, che altrimenti si affollerebbero
sulla scrivania, utilizzandone la versione digitale per il lavoro ed archiviando
gli originali in un posto sicuro.
Appena lanciato, PaperPort apre la scrivania virtuale in cui vengono
visualizzati documenti testuali, foto, pagine HTML e PDF, rappresentati come
miniature.
I documenti possono essere indicizzati in base al contenuto (anche
quelli PDF), consentendo ricerche rapide ed efficaci, ed annotati liberamente.
Le miniature mostrano l’anteprima di tutti i principali formati grafici
e testuali, compresi i file HTML.
Sulla sinistra appare una lunga serie di cartelle predefinite in cui organizzare
i documenti, pensate per un pubblico anglosassone (ci sono cartelle dedicate
a tasse, pensioni secondo gli standard americani), ma è possibile creare
nuove cartelle a piacimento. Pulsanti che rappresentano i software installati
nel sistema (Word, Excel, Photoshop e così via) consentono di inviare
il documento attivo all’applicazione selezionata.
Molto utile la funzione di cattura di pagine Web, spesso difficili
da salvare e stampare, che possono invece essere importate direttamente in PaperPort.
PaperPort Office può interfacciarsi con Oracle o SharePoint
per la distribuzione in rete di documenti.
È possibile acquisire da scanner
e convertire automaticamente in file PDF pagine complesse, formate da testo
più grafica, e creare file PDF assemblando più documenti grafici,
testuali o fogli elettronici in un unico documento tramite drag&drop.
Purtroppo PaperPort crea file PDF solo in formato standard (testo indipendente
ed elementi grafici riconosciuti) o immagine (foto della pagina acquisita),
e non nel formato image+ searchable text, ovvero con testo indipendente
sovrapposto all’immagine fotografica della pagina originale.
Quest’ultimo formato è l’unico adatto all’archiviazione
professionale di documenti, in quanto mantiene la grafica originale della pagina,
evitando che elementi grafici non riconosciuti non siano riprodotti, e gli sovrappone
testo indipendente, editabile ed indicizzabile. Per creare PDF di questo tipo
è necessario acquistare anche OmniPage. PaperPort supporta scanner
Twain o Wia (praticamente tutti quelli sul mercato), e anche fotocamere
digitali dotate di driver Twain.
Pro
• Gestione centralizzata di documenti testuali, grafici, pagine HTML,
fogli elettronici, file PDF
• Creazione di file PDF da documento e da scanner
• Archiviazione di pagine Web
Contro
• Non può creare PDF searchable text
• Prezzo elevato
• Manualistica completa solo su CD
Prezzo
Versione Pro 9 Deluxe: 99 euro; versione Pro 9 Office:
199 euro (IVA compresa)
