Quando si parla di strumenti web-based il primo nome che viene in mente è quello di Google. L’azienda di Mountain View non è stata la prima a offrire applicazioni web, ma dal punto di vista del grande pubblico l’avvento di Gmail prima e delle Google Apps poi ha rappresentato in modo concreto il fatto che effettivamente si potevano usare attraverso un browser anche applicazioni critiche come la posta elettronica d’impresa e gli strumenti di tipo “office”. Anzi, i secondi grazie al web potevano acquisire potenzialità di collaborazione tra più utenti – magari non moltissimi, ma comunque abbastanza per i gruppi di lavoro – che abilitare su una rete locale avrebbe richiesto strumenti e competenze che in molti tipi di aziende e uffici non c’erano e sarebbe stato troppo costoso introdurre.
Ovviamente, da allora di acqua ne è passata sotto i ponti e oggi sembra addirittura strano affidarsi ad applicazioni che non abbiano una qualche componente cloud, anche se ai tempi del debutto delle Google Apps di “nuvole” se ne parlava assai poco o per nulla. Oggi ci sono diversi strumenti online a cui i gruppi di lavoro si affidano quotidianamente, anche nelle grandi imprese. Noi ne abbiamo selezionati due nati apposta per gestire i flussi di lavoro in team distribuiti, che hanno la peculiarità di non costare nulla e che quindi sono adatti per qualsiasi tipo di utilizzo, anche temporaneo e non necessariamente professionale. Si tratta di Trello e Asana: più spartano ma anche immediato il primo, più versatile ma complesso il secondo. I due servizi per questo non si sovrappongono, con Trello orientato a un utilizzo anche “occasionale” e Asana più istituzionale.
Trello, approccio “easy”
La logica di Trello è orientata alla semplicità, sin dalle primissime battute e quindi anche dalla registrazione. È possibile identificarsi al servizio con il proprio account Google oppure effettuare una registrazione vera e propria. Noi di solito sconsigliamo l’identificazione attraverso servizi terzi perché i rapporti fra i vari operatori del web possono passare rapidamente dall’idilliaco al conflittuale, ma nel caso di Trello, proprio per la sua natura “light”, l’identificazione attraverso Google può essere una strada adeguata. A chi intende farne un uso intenso consigliamo comunque una registrazione specifica.
Una volta registrati a Trello, ci si trova davanti alla sua interfaccia principale, divisa in due sezioni. Al centro dello schermo sono elencate tutte le nostre board (all’inizio ovviamente l’elenco è vuoto e comprende solo una board di esempio) e di seguito, se le creiamo, sono elencate le organization (raggruppamenti di board e utenti). Sulla destra c’è un piccolo menu le cui voci corrispondono agli elementi principali che tracciano la nostra vita su Trello: oltre alle board troviamo le card, le notification e il link alla sezione Profile (che nonostante il nome non va confusa con la parte di gestione dell’account).
L’organizzazione dei comandi di menu in Trello è un po’ ridondante. Cliccando in alto a sinistra sulla voce Trello si torna alla pagina principale. Cliccando invece in alto a destra sulla voce Boards si apre un menu a tendina che comprende varie opzioni: See All Boards riporta ancora alla pagine principale, mentre sotto My Boards sono elencate tutte le board che abbiamo creato; New Board ne apre una nuova e View Closed Boards richiama le board chiuse (vedremo poi di che si tratta).
Per capire il funzionamento di Trello bisogna comprenderne la sua struttura logica, suddivisa essenzialmente in board, list e card. La board è il macro-elemento principale di Trello e può essere considerata la rappresentazione virtuale di un progetto. All’interno di un progetto le card rappresentano le azioni di base da svolgere per il suo completamento e queste possono trovarsi in vari stati, che Trello rappresenta come elenchi (le list). In estrema sintesi, l’organizzazione di un progetto si realizza definendo le azioni da svolgere e spostandole, man mano, nella lista appropriata. Già le tre che Trello inserisce per default in ogni nuova board (To Do, Doing, Done) in molti casi possono bastare, ma noi possiamo crearne a piacimento. Un po’ di pratica come sempre aiuta a illustrare meglio la teoria.
Come si inizia
Clicchiamo su New Board e creiamo una nuova board dedicata ad esempio alla pianificazione delle vacanze estive, ci troveremo subito nella sua schermata con già visualizzate le tre list di default. Questa organizzazione non è appropriata, quindi rinominiamo le tre list cliccando sul nome di ciascuna e inserendo la denominazione che vogliamo. In più con il link Add List che si trova nella colonna di destra aggiungiamo altre due liste, intese sempre come fasi del progetto. In questo modo man mano tracciamo una “mappa” complessiva di quello che sarà lo scorrere del progetto, a questo punto dobbiamo identificare le azioni principali da svolgere e creare, per ciascuna di esse, una card. Di solito a popolarsi in questo modo è la prima list, mentre le altre accoglieranno le azioni man mano che si completano. Non è necessariamente sempre e solo così, proprio il nostro esempio ha una lista Decisioni che non viene “attraversata” dalle azioni ma che rappresenta un punto di snodo predefinito del progetto, appunto il momento in cui si decide dove andare in vacanza. Nella schematizzazione di ogni progetto ciascuno ha la massima libertà di adattare gli elementi di Trello alle sue necessità, non deve essere il viceversa.
Tramite il link Add a card che si trova in ogni list possiamo aggiungere una card digitandone il titolo. Basta cliccare poi su uno di questi titoli per verificare che una card è a tutti gli effetti una scheda, come indica il suo nome, con molti campi e azioni associate, posti sul “retro”. Trattandosi di una piattaforma collaborativa in cui ogni board è idealmente consultata da più persone, il campo della descrizione è uno dei più importanti, da compilare in modo che ciascun membro del team capisca di che si tratta anche senza aver partecipato alla creazione della board. Nella sezione Activity tutti i membri del team possono inserire i loro commenti alla card, il che permette di avere un “diario” comune delle discussioni virtuali su argomenti specifici, utile per avere traccia del perché certe azioni sono state completate in determinati modi piuttosto che in altri. Le azioni riportate sulla destra servono in particolare ad assegnare etichette colorate alle card (Edit Labels), collegare membri specifici del team alla scheda (Assign) e aggiungere alla scheda un elenco da spuntare (Add checklist), una data di scadenza (Due date) o un file (Attach file), ad esempio un documento o una immagine. Una scheda può essere quindi piuttosto variegata.
La scheda può essere spostata ovunque tra le nostre board, possiamo “abbonarci” a essa per essere avvisati quando qualcuno la modifica, votarla con qualcosa di concettualmente simile al like di Facebook e infine archiviarla se vogliamo eliminarla dalla board. In questo senso c’è da sottolineare che in Trello non si può cancellare quasi nulla: la piattaforma è progettata per non far scomparire definitivamente nessun elemento, perché secondo lo staff di Trello ciò sarebbe troppo pericoloso in uno strumento collaborativo. Perdere per errore un elemento di un progetto, o un progetto intero, viene evidentemente considerato più dannoso di una certa sovrabbondanza di informazioni sullo schermo.
Completate tutte le schede, il nostro progetto è pronto per essere svolto e gestito.
I passi del progetto
L’avanzare di un progetto in Trello si rispecchia con lo spostamento delle card-azioni dalla lista di partenza a quella (o quelle) di completamento. Lo spostamento si compie “impugnando” la singola card e trascinandola nella sua nuova posizione e viene registrato nella sezione Activity del “retro” della scheda, in modo che tutti sappiano chi l’ha effettuato e quando. In questo modo è possibile per chiunque avere a colpo d’occhio lo stato del progetto, con quali passi sono stati completati e quali ancora sono da concretizzare. Il vantaggio principale è ancora una volta la semplicità della cosa: effettuate le operazioni richieste dal progetto basta trascinare una scheda da una colonna all’altra e tutti i nostri colleghi sapranno che quel passo è stato completato.
Come si può intuire dalla dinamica della piattaforma, in Trello non esiste la chiusura formale di un progetto. Dal punto di vista del flusso operativo i progetti collaborativi che seguono anche a grandi linee l’impostazione “to do, doing, done” si concludono quando le singole schede sono tutte nella colonna finale, ma anche a quel punto non è previsto che qualcuno “chiuda” definitivamente il fluire delle operazioni. Un progetto può essere archiviato, come già abbiamo indicato per le singole schede, ma in tale stato è semplicemente nascosto e può essere recuperato in qualsiasi momento. Nei progetti collegati a gruppi con una gerarchia marcata si può anche sentire la mancanza di un flusso preciso di controlli e validazioni. Trello prevede due soli ruoli all’interno dei progetti (l’Admin e l’utente normale) e anche il più semplice può modificare liberamente le schede e la loro posizione. Ogni operazione del genere viene tracciata, ma in caso di conflitti o errori sta a tutto il gruppo o almeno all’Admin ricostruire il punto dove il flusso del progetto si è discostato dal cammino previsto.
Quelle descritte non sono in assoluto delle lacune se consideriamo quanto accennato in precedenza, ossia che Trello nasce per gruppi ristretti e paritari di persone che collaborano insieme su un’attività specifica. La buona organizzazione in questi casi viene dalla predisposizione delle persone coinvolte più che dall’essere codificata nella piattaforma.
Asana: più organizzazione
La strutturazione che volutamente non è stata integrata in Trello è invece una delle caratteristiche di Asana, che prende le mosse da un approccio ugualmente “easy” – ad esempio anche in questo caso è prevista l’identificazione via Google – ma già dalle prime schermate mostra che la sua focalizzazione è sulla struttura e sui ruoli del gruppo di lavoro è maggiore. La prima cosa che infatti Asana chiede è di definire precisamente chi fa parte del nostro team e di indicarne l’indirizzo di posta elettronica, che serve per invitare la specifica persona in Asana ma soprattutto a inviarle, lungo il corso del progetto, notifiche mirate sugli aspetti del progetto stesso che la riguardano. Una distinzione importante fra Trello e Asana sta nel fatto che il primo è incentrato genericamente sui task, mentre il secondo sulla combinazione di task e assegnatari: non è obbligatorio, ma in Asana è fortemente consigliato che ciascun task sia assegnato a un membro del gruppo, che ne avrà la responsabilità. Un’altra differenza di metodo è che Asana non prevede la strutturazione di un progetto in diversi step ben identificati (le colonne di Trello): più semplicemente il progetto si divide in una sequenza di task che devono essere completati, eventualmente secondo una priorità e prima di determinate scadenze.
La schermata principale di Asana riporta sulla sinistra l’organizzazione dei workspace, che in sintesi possono essere considerati come spazi di lavoro comuni che condividiamo con gruppi mirati di colleghi. In un dato momento possiamo fare parte di più workspace, che vengono mantenuti distinti da Asana, ed esiste sempre un workspace privato dedicato ai soli progetti personali. La Workspace Overview dà una vista di tutti i workspace e, per ciascuno, la dicitura My Tasks porta immediatamente a un elenco dei compiti che ci sono stati assegnati in quel workspace, indipendentemente dal progetto a cui fanno capo. Nella maggior parte dei casi, però, ci muoveremo nella vista di un singolo workspace.
Tutto sott’occhio
Per i workspace l’obiettivo che si sono posti i progettisti di Asana è consentire a tutti i membri del gruppo di avere una visione immediata di cosa c’è da fare. Nella colonna laterale sinistra troviamo infatti l’elenco dei progetti attivi e quello dei membri del workspace. Se clicchiamo su un progetto possiamo vedere tutti i task che fanno parte di quel progetto, con indicati l’assegnatario (tramite le iniziali) e l’eventuale flag di completamento. Per creare un nuovo task basta dare il comando New Task dal menu a tendina New, oppure premere Invio per crearne uno immediatamente successivo a quello selezionato.
Il menu a discesa Sort permette di modificare l’ordine in cui i task sono elencati, basandosi sui metadati del task stessi (priorità, data di scadenza, progetto, assegnatario, eccetera). A proposito di priorità, quella concepita in Asana non è legata a un parametro ma semplicemente al posizionamento dei task: quelli più in alto sono considerati prioritari rispetto a quelli più in basso; i task possono cambiare priorità semplicemente spostandoli con il mouse. È anche possibile esplicitare una descrizione dei livelli di priorità scegliendo il comando New Priority Heading dal menu New: apparirà una riga di testo in cui descrivere la priorità dei task immediatamente seguenti.
Questa vista permette di avere una visione immediata dello stato di completamento di un progetto – in pratica, quali task sono stati completati e quali no – ma non va molto in profondità. Selezionando un task appare, sulla destra, un pulsantino con una freccetta che porta a un pannello di dettaglio: questo è l’elemento chiave nella gestione dei task e svolge in Asana il ruolo che in Trello è del “lato posteriore” di una scheda. Molte delle funzioni associate alla scheda di un task in Asana sono le stesse delle schede di Trello, persino la votazione in stile “like”.
Come si vede in figura, la scheda riassuntiva di un task è divisa in due parti principali. Nella metà superiore si trova la descrizione del task, la sua eventuale suddivisione in sotto-task più specifici, l’assegnatario, una serie di tag descrittive (opzionali ma molto utili per le funzioni di filtro quando si hanno molti progetti e task), l’eventuale scadenza di completamento, degli allegati generici e l’indicazione dei follower del task.
Abbiamo già anticipato che un punto forte di Asana è la gestione dei ruoli e lo dimostra proprio la struttura della scheda task, dove ne vediamo almeno tre. L’assegnatario del task è in sostanza il membro del gruppo che ne ha la responsabilità diretta e infatti è unico: un task non può essere affidato a più persone, al limite semmai può essere lasciato “vacante” ma nella grande maggioranza dei casi non si vorrà farlo. Questa impostazione, corretta se il responsabile del task è anche il solo che lo deve svolgere, è troppo rigida nel caso di task complessi e infatti viene ammorbidita dal fatto che, quando ci sono, i sotto-task possono essere assegnati a persone diverse dall’assegnatario del task principale definendo così il secondo ruolo, più sfumato, di assegnatario di un sotto-task. In questo modo un task mediamente complesso potrebbe essere assegnato a un “capo” che demanda ad altri l’esecuzione dei sotto-compiti. Attenzione però a non farsi prendere la mano: Asana prevede più livelli di annidamento dei task, ma arrivare ad avere sotto-task di sotto-task di sotto-task (e oltre…) non serve a nulla. Se un task è troppo complesso conviene dividerlo in due o più compiti gerarchicamente equivalenti, altrimenti il vantaggio principale di tool come Asana – ossia la semplicità – finisce per perdersi.
Il terzo ruolo che si può occupare in Asana è quello di follower di un task. Il follower è un membro del gruppo che vuole essere informato costantemente sullo stato di un task mediante le notifiche che vengono generate, via e-mail e con il sistema interno di Asana, quando lo stato dei task cambia oppure quando un membro del gruppo aggiunge dei commenti al task. Per default Asana associa a ogni task almeno due follower (chi lo ha creato e l’assegnatario) ma chiunque può in ogni momento inserirsi nella coda dei follower oppure eliminarsi da tale elenco, perdendo così le notifiche. Chi ha creato un task può anche eliminare i suoi follower.
La parte inferiore di una scheda task è costituita dall’Activity Feed, in pratica un elenco di tutti i cambiamenti allo stato del task e dei metadati. Si tratta in sostanza della “storia” di quel task da quando è stato creato fino a quando non viene completato. È un elenco completo che riporta le modifiche e soprattutto chi le ha apportate, l’unico suo limite – volendo essere pignoli – è che nei task multilivello sarebbe utile che il feed principale riportasse anche le modifiche salienti dei sotto-task. Così non è, quindi se vogliamo vedere cosa sta succedendo a un sotto-compito dobbiamo passare alla sua specifica scheda ed esaminare il suo Activity Feed. La cosa ha una sua logica, soprattutto se pensiamo alla ricerca della semplicità, ma almeno il completamento dei sotto-task sarebbe utile poterlo avere sott’occhio.
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