Se per lo svolgimento della sua attività lavorativa una persona si deve recare temporaneamente in un luogo differente dalla sede abituale (quella descritta nella lettera di assunzione) ha diritto all’indennità di trasferta ovvero a una somma di denaro inserita nella busta paga, assieme o al posto del rimborso spese. Tale somma è deducibile dal reddito d’impresa secondo particolari modalità.
Come lascia intendere la denominazione, l’indennità di trasferta ha lo scopo di risarcire il lavoratore dei disagi derivanti dallo spostamento dalla sede di lavoro. La trasferta durata variabile, a seconda delle esigenze del datore di lavoro, ma il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha espresso una sua opinione riguardo la durata massima e ha stabilito che una missione continuativa, in una stesa località, non può mai superare i 240 giorni e che la missione continuativa viene meno a seguito di un periodo di interruzione superiore ai 60 giorni.
L’importo dell’indennità di trasferta, la cosiddetta “diaria”, è stabilito nel Ccnl di riferimento e può essere un fisso oppure in percentuale rispetto alla propria retribuzione. L’indennità di trasferta deve essere obbligatoriamente corrisposta per tutte le giornate di durata della missione, comprese festività, domeniche e assenze per malattia. Per godere delle esenzioni fiscali, la trasferta deve riguardare una sede posta al di fuori del comune dove si trova l’abituale sede di lavoro.
L’indennità di trasferta è quindi esente da Irpef e contributi Inps entro i limiti di 46,48 euro al giorno (per le trasferte nazionali) e di 77,46 euro al giorno (per le trasferte all’estero.)
Se l’importo dell’indennità supera queste soglie, le tasse e i contributi Inps si calcoleranno solo sulla cifra eccedente i limiti imposti. Se contestualmente alla diaria viene riconosciuto anche il rimborso per spese di vitto e alloggio, i limiti per la tassazione sull’indennità di trasferta sono ridotti a 30,89 euro per le trasferte nazionali e a 51,64 euro per le trasferte all’estero.
Indennità di trasferta, rimborsi per vitto e alloggio
I rimborsi per vitto e alloggio sono totalmente esentasse sia per trasferte nazionali sia all’estero. I rimborsi di altre spese in aggiunta all’indennità di trasferta, anche se documentati in via analitica, concorrono alla formazione del reddito imponibile.
Se contestualmente alla diaria e al rimborso per vitto e alloggio viene riconosciuto anche il rimborso totale a piè di lista dei costi sostenuti, i limiti per la tassazione dell’indennità di trasferta sono ulteriormente ridotti a 15,49 euro per le trasferte nazionali e 25,82 euro per le trasferte all’estero. Le somma di vitto e alloggio giornaliero devono però stare a di sotto del limite di 180,75 euro nel territorio nazionale e di 258,2 euro se all’estero.
Il piè di lista è sempre totalmente esentasse, sia per trasferte nazionali sia all’estero. Proprio per la natura di rimborso di sole spese documentate, il rimborso a piè di lista non costituisce per il dipendente/collaboratore/amministratore reddito imponibile fiscale e pertanto non va neppure assoggettato a ritenuta d’acconto.
Invece, le trasferte effettuate nel comune in cui è ubicata la sede lavorativa, tranne i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore, concorrono a formare il reddito.
Ovviamente, per usufruire di questo speciale trattamento fiscale, tutte le spese per le indennità di trasferta devono essere precisamente documentate, con fatture e scontrini o estratto conto della carta di credito.
Ai trasfertisti, ovvero i dipendenti che utilizzano molto le trasferte sia in virtù della loro tipologia di lavoro, sia di espresse clausole contrattuali, è riservata un’altra indennità di trasferta, imponibile solo per il 50% dell’ammontare annuo.
