La trasformazione digitale passa anche dal modo di lavorare e dall’approccio alle nuove tecnologie: per Pmi e professionisti è tempo di intelligent workplace
Nel contesto della trasformazione digitale, sostenuta anche con rinnovato vigore dal sistema politico, con la recente istituzione del Ministero per l’Innovazione tecnologica e la digitalizzazione, e del conseguente cambiamento radicale dello svolgimento delle attività lavorative, con il cosiddetto smart working a dominare lo scenario, un ruolo di rilievo va senza dubbio attribuito all’intelligent workplace.
Anche per le Pmi e per i professionisti, infatti, il lavoro è sempre più mobile, fluido e dinamico: la gestione di documenti, scansioni e stampe è ormai svincolata dalle tradizionali logiche legate a computer desktop o notebook.
Infatti, la parola d’ordine per le piccole e medie imprese moderne è agilità.
La comunicazione e la gestione documentale, come molti altri aspetti della vita professionale, si stanno rapidamente spostando verso smartphone e dispositivi mobile.
Non è più pensabile, nell’epoca della digital transformation, dover attendere la presenza fisica in ufficio per qualsiasi operazione o comunicazione.
La competizione serrata, in ogni settore, sta determinando una forte spinta all’innovazione intesa come strumento di produttività e flessibilità.
Il sistema Italia ha nell’esercito di aziende di ridotte dimensioni la propria spina dorsale, il vero motore dell’economia italiana, e il ministero dell’Innovazione sta improntando iniziative per la loro crescita che fanno leva sulla digitalizzazione.
Proprio per questo, assume rilevanza critica per i piccoli e medi imprenditori la piena consapevolezza della necessità di plasmare ambienti e strumenti di lavoro verso le più recenti possibilità offerte dall’evoluzione digitale.
Intelligent Workplace, si parte dal cloud
Un vero e proprio ufficio intelligente, in cui giocano un ruolo determinante diverse tecnologie, senza per questo scordare una robusta dose di pragmatismo, dote essenziale per il successo imprenditoriale. E il senso pratico non è una componente secondaria nella creazione e gestione di un intelligent workplace.
Un corretto mix di alta tecnologia, esperienza e visione del futuro sono le basi per la creazione di uno spazio, reale e virtuale, che accompagnerà l’imprenditore per un lungo periodo. Oltre a rappresentare un importante salto di qualità a livello di mentalità, non di rado il vero tallone di Achille italiano.
Uno dei pilastri di uno spazio di lavoro smart è infatti la sua vocazione al cloud. Una tendenza univoca che va calibrata con il fulcro dell’azienda, il documento.
La gestione documentale moderna abilitata da cloud e app si rivela di grande utilità per l’agilità di un ambiente lavorativo: un utente potrà accedere, creare o modificare un file e stamparlo con il semplice utilizzo di una app.
Il sistema delle app
Ed è anche questo fattore, a determinare la differenza fra le moderne stampanti multifunzione e quelle del passato: l’accesso e la gestione tramite app e dispositivi mobile.
È facile immaginare l’utilità di questo modo di lavorare, che snellisce le attività di back office e di fatto aumenta la produttività. Per esempio, un piccolo imprenditore potrà inviare direttamente alla stampante in ambiente produttivo le disposizioni per i propri collaboratori, risparmiando tempo e, conseguentemente, denaro.
La gestione documentale, abilitata dalle moderne stampanti multifunzione, non si limita tuttavia alla stampa cloud-based.
Tutt’altro: le app (e nuovamente il cloud) consentono a una Pmi di ridurre significativamente il volume di stampe e, di nuovo, contenere i costi.
La digitalizzazione dei documenti permette infatti di spostare nel cloud non poco di ciò che fino a poco tempo fa sarebbe stato stampato, magari per sola consultazione, e successivamente gettato, con impatto economico e sulla sostenibilità ambientale.
Certamente (soprattutto in Italia) esiste ancora un robusto numero di documenti che non è possibile evitare di stampare, per questioni legali o burocratiche.
In altri casi è la consuetudine a prevederlo e nessun imprenditore di buon senso proverà a contraddire un cliente abituato a ricevere conferme od offerte cartacee.
Ecco perché per molte ragioni, il centro di un intelligent workplace è spesso una stampante multifunzione digitale.
Un ruolo un tempo sicuramente difficile da ipotizzare, per una periferica che per molti anni è stata considerata funzionale alle attività di ufficio, ma tutto sommato secondaria rispetto ai tradizionali server.
Obiettivo: gestione costi in sicurezza
La migrazione verso il cloud, frutto della trasformazione digitale, ha di fatto tolto dal contesto produttivo di molte realtà i server fisici, lasciando spazio ai soli client, peraltro sempre più insidiati dai dispositivi mobile.
Il presente si chiama già oggi smart working e gran parte dei professionisti e dei piccoli imprenditori italiani si destreggia agevolmente con numerose app di produttività, di cui vi abbiamo parlato in vari momenti: soluzioni di office mobile, antivirus per smartphone mobile banking accompagnano quotidianamente le azioni delle Pmi.
Risulta quindi essenziale, nello scegliere le soluzioni abilitanti per il proprio intellligent workplace, l’identificazione di soluzioni che sappiano coniugare tutte le esigenze di un moderno ambiente di lavoro: contenimento dei costi, prestazioni adeguate alle necessità, sicurezza e scalabilità.
Queste riflessioni sono certamente vere anche per le stampanti multifunzione digitali, e in particolare per quelle rivolte al mondo delle piccole e medie imprese.
Infatti, laddove una large enterprise potrà senza dubbio acquistare periferiche best in class (forti di un adeguato potere di acquisto), una Pmi o un professionista devono dedicare adeguate attenzioni alla scelta della soluzione più adatta.
Infatti, non sempre la soluzione più performante si rivela la migliore, per una piccola impresa: il rischio di effettuare un investimento sovradimensionato è tutt’altro che remoto.
Per questo si può rivelare vincente una collaborazione con un system integrator: queste realtà sono sicuramente le più indicate per guidare una Pmi nella miglior adozione di un intelligent workplace, e nella trasformazione digitale nel suo insieme.
