Il portale aziendale non deve essere un progetto a sé stante, ma deve rientrare in un ridisegno complessivo della gestione delle Hr
La gestione delle risorse umane è stata tradizionalmente affrontata per tematiche specifiche, come l’acquisizione dei talenti o la formazione, senza l’attuazione di un disegno complessivo, in grado di conferire una visione sistemica del capitale umano in azienda. Il rischio del ragionare per silos, per compartimenti stagni, è di fare investimenti sottodimensionati su alcune aree potenzialmente molto rilevanti e, per contro, ridondanti su tecnologie che apportano uno scarso valore aggiunto all’impresa. Le aziende sono sottoposte a continue pressioni competitive che spingono al cambiamento e il tema dell’acquisizione degli skill migliori, della manutenzione delle competenze, del riadattamento delle risorse aziendali ai contesti che cambiano, diventa centrale. Una sistematicità nella gestione delle Hr è garantita dall’Erp, che funge da elemento di integrazione per il governo dei processi di amministrazione, gestione e sviluppo delle risorse umane. I gestionali evoluti hanno consentito il superamento della tradizionale dicotomia tra la parte transattiva (di amministrazione e payroll) e quella a maggior valore aggiunto (ovvero lo sviluppo delle professionalità). Sotto questi meccanismi, però, c’è tutta una macchina di back office che potrà, eventualmente, essere esternalizzata o centralizzata in servizi condivisi, a garanzia del fatto che tutti i processi operativi siano allineati. Ecco perché sull’anagrafica master dell’Erp dovranno poggiare i diversi moduli (gestione competenze e benefit, gestione paghe e contributi, gestione orari e percorsi di carriera) tra loro integrati. Su questo serbatoio di informazioni potranno, poi, essere innestate alcune componenti di servizio autonomo, che assumono una rilevanza crescente. I portali Business-to-employee, infatti, stanno iniziando a prendere piede anche presso le realtà di medie dimensioni. Il sito B2E ha assunto la valenza di unico punto di accesso aziendale alla conoscenza prodotta in seno all’organizzazione, sotto forma di competenze acquisite, informazioni e contenuti di formazione. Il corporate portal, una volta introdotto in azienda, migliora la comunicazione verso i lavoratori che, in precedenza è solitamente assente o limitata alle bacheche o a newsletter cartacee. D’altro canto, molte esperienze, in passato, si sono rivelate piuttosto deludenti, in quanto non sono state sviluppate a pieno le potenzialità di questo strumento. Il portale aziendale che si rivolge ai dipendenti assorbe, infatti, risorse sia per l’aggiornamento e l’organizzazione della conoscenza online sia nella fase, molto più delicata, di compenetrazione con i processi aziendali. Le funzionalità più evolute dei portali aziendali, in cui gli utenti svolgono autonomamente, sfruttando la componente di self service delle applicazioni, parte dei processi aziendali, possono tuttavia essere gestite o da aree funzionali deputate o, addirittura, demandate a partner esterni. Questi sono operatori esperti, che si occupano di tenere costantemente aggiornati i contenuti online. Un valore significativo notevole del portale B2E consiste nel permettere una circolazione reale delle opportunità professionali e nel fluidificare le carriere, a prescindere dalle aree geografiche. Il sito, infatti, permetterà di ricercare e selezionare i talenti su specifici compiti o progetti, favorendo il “job advertisement” (bacheca online delle opportunità di carriera) interno.
I portali Business-to-employee offrono al dipendente l’accesso rapido e la gestione in autonomia di alcune aree del contratto di lavoro, quali i benefit, la busta paga, la formazione, i permessi e le ferie. Forrester Research ha sondato questo fenomeno con un’indagine condotta nel 2006. Il campione è rappresentato da 829 executive di realtà statunitensi ed europee, di varie dimensioni. Circa la metà delle aziende di grandi dimensioni (con almeno 1.000 dipendenti) offre già un servizio di portale enterprise, mentre 1/4 dello stesso segmento ha manifestato l’intenzione di implementarlo entro il 2008. Le stesse quote scendono al 27% e al 23% nelle medie aziende (quelle con un numero di dipendenti compreso tra 250 e 999 unità) e al 25% e 26%, rispettivamente, in quelle con meno di 250 dipendenti. In realtà, molte aziende hanno implementato, negli anni, una pluralità di siti diversi, in grado di fornire risposte a specifici problemi organizzativi ma che, spesso, sono gestite da piattaforme differenti e difficilmente integrabili. Le ragioni dell’investimento in queste tecnologie vanno nella direzione (94% del campione) di assicurare funzionalità di gestione in autonomia ai dipendenti. Il 50% degli intervistati, invece, giustifica questi progetti con la necessità di migliorare la collaborazione e la condivisione delle informazioni, il 44% di automatizzare i processi di business e il 40% di ridurre i costi di gestione della forza lavoro. Per sondare la qualità di questi progetti, Forrester suggerisce di utilizzare alcune metriche relative, ad esempio, all’utilizzo effettivo del portale, ai miglioramenti introdotti nella gestione della forza lavoro, così come alla valutazione della soddisfazione degli utenti finali. Lo scopo è di comprendere meglio in che direzione “aggiustare” il sito B2E, per tener conto dell’evoluzione dei bisogni degli utilizzatori.
