Una realtà di servizi complessa, sia a livello di organizzazione contabile che amministrativa, con le più disparate fonti dati. Oggi la società, che fornisce notizie aggiornate a tutti i maggiori quotidiani italiani, ha migliorato la reportistica interna con l’aiuto di Cognos Planning.
L’Agenzia Nazionale Stampa Associata (Ansa) è una società cooperativa nata 60 anni fa, che oggi è diventata la quinta agenzia di stampa al mondo. Tra i suoi soci compaiono tutte le maggiori testate giornalistiche italiane e i più importanti editori. Si tratta di una realtà complessa, in forte evoluzione, con un ciclo di produzione intenso e voci di spesa e ricavo diversificate. "Abbiamo fonti di dati numerose e molto diverse tra loro – dice Gian Luca Zingoni, responsabile budget e reporting di Ansa -. I dati, oltre che dal sistema transazionali, possono arrivare dall’area del personale, da quella commerciale o da una delle tante sedi all’esterno. Altri dati gestionali non contabili risiedono su database personali, magari su semplici applicativi o fogli di calcolo. Insomma, le fonti sono le più disparate". Inoltre, anche Ansa ha vissuto le diverse stagioni di informatizzazione dell’impresa.
Il risultato è stato una stratificazione del processo di informatizzazione della contabilità interna e della gestione commerciale. "All’inizio ci siamo affidati all’As/400 con pacchetti che, però, comunicavano poco tra loro – sottolinea il manager -. Nel 2002 abbiamo fatto il primo passo avanti verso un sistema Erp. Tutta la contabilità, la tesoreria, il ciclo passivo e il controllo di gestione sono passati su una soluzione Jd Edwards. Su As/400, quindi, sono rimasti il ciclo attivo e il costo del personale. Tuttavia, molti dati necessari al controllo di gestione, ancora oggi arrivano da database personali, da Access o da Excel".
Dati facilmente consultabili
La disparità delle fonti causava problemi facilmente immaginabili: perdita di tempo, impegno delle strutture, elevata possibilità di errore umano, senza contare il gran volume di carta in circolazione. In questo contesto, la reportistica aveva tempi riconducibili alla mole di lavoro preparatorio: chiusure economiche trimestrali, due rivalutazioni di budget nel corso dell’esercizio, un tableau de bord mensile con consuntivi di periodo e proiezioni a fine anno per il controllo delle voci economiche, patrimoniali e gestionali più significative. "In sostanza – continua Zingoni – facevamo un grande sforzo e solo alcuni report avevano cadenza mensile. E la diversità delle fonti rendeva anche molto compressa l’analisi in dettaglio dei dati presentati. Una soluzione per la completa integrazione dei sistemi informativi aziendali era in progetto. Allora ci siamo mossi cercando uno strumento flessibile, che ci garantisse semplificazione e integrazione del processo di reporting, in grado anche di sopperire al fatto che il ciclo attivo continuasse a essere "autonomo". Così adesso tutte le fonti dati si rivolgono a Cognos Planning. È al livello di questa soluzione che tutti i dati vengono integrati ed elaborati per la reportistica, da sottoporre alla direzione aziendale".
A spingere verso l’adozione della soluzione Cognos, secondo il manager, sarebbero state alcune sue caratteristiche relative al costo adeguato, all’estrema facilità di utilizzo anche per gli utenti meno esperti e alle potenzialità del sistema nel suo complesso.
I benefici dell’utilizzo della soluzione sono molteplici: dalla carta si è passati quasi completamente al formato digitale; i report ora hanno cadenza mensile ed è sensibilmente migliorata l’autonomia di elaborazione. Risulta, inoltre, più facile e immediato consultare i dati stessi, anche grazie alla possibilità di verificare i dettagli delle singole voci e di navigare all’interno dei fogli elettronici. Per il top management, tutto questo si traduce in una maggiore capacità di analisi e di decisione, per poter apportare, in tempi più ristretti, le eventuali correzioni necessarie. Peraltro, la struttura di budget e reporting, grazie alla maggior automatizzazione introdotta con Cognos Planning, riesce a smaltire una mole di lavoro maggiore, coinvolgendo meno gli altri uffici in termini di richieste.
Privilegi di accesso
"Per gli utenti finali del report, la facilità di lettura e analisi è sicuramente il vantaggio più immediato – spiega il manager -. In passato avevamo già provato a implementare una soluzione di Business intelligence, ma non aveva avuto successo proprio perché i risultati non si prestavano a una lettura agevole. Per limitarsi ai tre benefici più evidenti, Cognos Planning ci garantisce tempi ristretti, maggiori report e analisi". Di conseguenza, anche le strutture che in precedenza richiedevano raramente dei report, ora vi fanno largamente ricorso. L’interfaccia della soluzione, del tutto simile a quella di normale foglio di calcolo, e la possibilità di utilizzarla su browser la rendono uno strumento di comprensione immediata. I dati e le relative analisi possono essere segmentati facilmente, in funzione di diversi livelli di accesso. In sostanza, su un unico report, è possibile attivare diverse viste personalizzate, con restrizioni o concessioni maggiori a seconda di chi vi accede: un bouquet di massimo accesso per la direzione, un sotto-bouquet ristretto e proporzionato alle competenze per i responsabili di area.
"Abbiamo ottenuto alcuni risparmi evidenti su specifici processi – prosegue Zingoni -. Per esempio, per quanto riguarda la reportistica dell’area commerciale e del ciclo attivo, i vantaggi sono innegabili. In altri settori, dove già il processo era automatizzato, i benefici sono più evidenti nella fase finale, in termini di consultazione". Anche i tempi e le modalità di implementazione del sistema hanno il loro peso: "Siamo partiti con il progetto in piena chiusura di bilancio – racconta il manager -, quindi abbiamo cercato di coinvolgere il meno possibile le altre strutture. Abbiamo fatto tutto noi insieme ai consulenti, con un minimo supporto dell’area tecnica. Ciononostante, nel giro di pochi mesi, il sistema è completamente operativo e i dipendenti in grado di lavorare con la soluzione".
