L’addio all’archivio cartaceo di Samsung Italia

23 Maggio 2011

Gruppo Tesi ha implementato la base di partenza per il progetto di archiviazione ottica sostitutiva che la filiale italiana del fornitore coreano ha in mente.

Dopo i processi Edi, per Samsung è arrivato il tempo di affidare a Gruppo Tesi anche la gestione dei suoi documenti B2b. Intenzionata a mettersi in casa uno strumento veloce e di facile consultazione rispetto all’archivio cartaceo, il brand coreano ha optato per e-Integration, il gateway internazionale del fornitore piemontese che, stando a quanto espresso in una nota ufficiale da Alessio Sangiovanni, administration & finance director di Samsung Electronics Italia, «costituisce la base di partenza per il successivo progetto di archiviazione in ottica sostitutiva».

Una volta reperiti e inviati a Tesi i documenti oggetto di archiviazione, di concerto con la propria direzione amministrativa e finanziaria, la divisione It di Samsung Italia ha individuato i range di numerazione e le tipologie di documenti oggetto del servizio. Dal canto suo, il fornitore di Bra (Cn) ha, invece, predisposto la procedura per la conversione in formato Pdf, la creazione degli indici di ricerca, la configurazione e attivazione centrale del controllo di continuità di protocollazione.

Una volta portata a termine la configurazione e alimentazione del sistema di gestione documentale e la conservazione a norma, si è proceduto a soddisfare l’ulteriore richiesta di reperire in modo sicuro i documenti e condividerli internamente con le varie funzioni aziendali. Demandando a Tesi il progetto completo di dematerializzazione dei propri documenti outbound, Samsung ha ridotto i costi e migliorato l’efficienza del processo di gestione documentale, realizzando una naturale integrazione di tutte le fasi di fatturazione attiva per rispondere alle esigenze operative degli uffici coinvolti nei rapporti con i clienti.