La società mette a disposizione tutti gli strumenti necessari per gestire, con pieno valore legale, l’intero ciclo di vita del documento elettronico, consentendo di superare la gestione cartacea
Marzo 2009
Uno dei pilastri del processo di dematerializzazione dei documenti è la certificazione digitale, ossia quell’operazione che assicura che il documento elettronico è autentico e conforme all’originale.
La garanzia che tutto avvenga secondo le regole viene fornita da specifici enti, il più importante dei quali, in Italia, è Infocert che ha già rilasciato 2.600.000 certificati di firma digitale Business Key e che rende disponibili servizi come la posta elettronica certificata Legalmail (70.000 caselle), la conservazione di documenti a norma di legge (che sono ormai 200 milioni, di cui 80 milioni del Registro delle imprese) e la fatturazione elettronica LegalDoc.
«Il nostro ente mette a disposizione dei clienti tutti gli strumenti necessari per gestire, con pieno valore legale, l’intero ciclo di vita del documento elettronico e consente di superare completamente la gestione cartacea – Fabiana Vudafieri, direttore marketing e sviluppo mercato di Infocert -. Il documento elettronico può essere firmato digitalmente, classificato, archiviato, condiviso, protocollato nel pieno rispetto della normativa vigente. Offriamo poi la conservazione sostitutiva a norma di legge e un sistema di posta elettronica certificata che conferisce alle comunicazioni via e-mail lo stesso valore di una raccomandata a/r».
Tutte queste soluzioni permettono di realizzare i vantaggi offerti dalle più recenti norme di legge, come quella che ha disposto l’introduzione del Libro unico del lavoro, che ha eliminato il libro paga, il libro matricola e il registro delle presenze, dei registri Isvap e del registro infortuni per le aziende assicurative. Come dire: la dematerializzazione documentale è ormai in larga misura possibile, basta volerla. E visto che, sottolinea Fabiana Vudafieri, le soluzioni Infocert sono personalizzabili e scalabili ed erogabili in Asp, possono essere interessanti sia per le Pmi che per le grandi aziende.
«L’interesse per la dematerializzazione è in costante crescita, ma la velocità con cui questo interesse si fa concreto è un po’ inferiore alle attese di qualche anno fa – risponde Fabiana Vudafieri -. Alcune funzioni stanno entrando nell’uso comune e vengono utilizzate nei contesti più diversi, per esempio la firma digitale e la posta elettronica certificata, ma le aspettative erano ben altre. La causa non è la difficoltà a giustificare l’investimento perché l’adozione dei servizi di Infocert comporta notevoli riduzioni di costi che possono essere quantificati grazie a un tool scaricabile gratuitamente da Internet, all’indirizzo: www.infocert.it/servizi_legaldoc_tool.htm. Il punto è che il passaggio dalla carta al bit comporta difficoltà culturali che alcuni soggetti hanno assorbito lentamente. In particolare, solo alcuni settori della Pa hanno svolto la funzione di avanguardia nell’innovazione, come richiesto dalle norme».
Quanto alla direzione in cui far evolvere l’offerta, Infocert ha le idee chiare. «Intendiamo offrire al mercato ciò che abbiamo chiamato il “documento digitale intelligente” ossia un documento elettronico strutturato che racchiude insieme dati, metadati, strumenti di firma digitale, tutto all’interno di un unico file elettronico – precisa Vudafieri -. Il documento digitale intelligente rappresenta un valido supporto per l’Information management, in quanto canalizza al suo interno dati semi-strutturati, trasformandoli in informazioni. Inoltre, nell’ambito del nuovo paradigma di gestione dell’azienda per processi, rappresenta un valido elemento in quanto di fatto “realizza” il processo: tutte le informazioni aziendali risultano veicolate attraverso un unico strumento che ne gestisce il ciclo di vita, e che alimenta le business application usate dagli utenti».
