Per il Chief Information Officer di Fujitsu Technology Solutions, le aziende non possono sopravvivere senza posta elettronica. Ma bisogna usarla meglio. I consigli pratici per evitare l’information overload.
Chi dice che posta elettronica è una tecnologia morente destinata al dimenticatoio tecnologico assieme fax, telex e modem 56K esagera. Ma bisogna capire perché lo dice. Lo pensa Benno Zollner, Chief Information Officer di Fujitsu Technology Solutions che non si sente pronto ad abbandonare l’e-mail, ma segue con attenzione l’evolversi della tecnologia di comunicazione.
Per Zollner le aziende oggi non possono sopravvivere senza posta elettronica. E va ricordato che vi sono esempi storici nei quali una previsione è divenuta famosa per essere finita fuori bersaglio: sono i casi di Bill Gates quando affermava che 640 Kb di memoria sarebbero stati sufficienti per chiunque, o di Gottlieb Daimler quando calcolava che la domanda globale di autovetture non avrebbe mai superato il milione di unità a causa del numero limitato di persone che guidavano. «Sono dichiarazioni da ricordare – dice – quando si considerano nuove tecnologie che potrebbero sostituire la posta elettronica, specialmente dal momento che sono convinto che in futuro vi sarà senz’altro un’era post-e-mail nella quale per comunicare useremo molti più dispositivi e protocolli che non la sola posta elettronica».
Posta, voce, dati
Guardando avanti, la convergenza tra voce e dati all’interno di dispositivi come gli smartphone sta continuando a promuovere sinergie in direzione di servizi mobili avanzati, e questo finirà con erodere la nostra dipendenza dalla posta elettronica.
Per Zollner dovremmo aspettarci cambiamenti fondamentali al modo in cui comunicheremo in futuro: non solo ci abitueremo a usare siti specializzati nella collaborazione e condividere documenti e informazioni in tempo reale con molteplici utenti, ma ne riconosceremo anche i peculiari vantaggi come ad esempio la possibilità di ricevere risposte istantanee e seguire discussioni senza accumulare code di messaggi arretrati nelle nostre caselle di posta.
Automazione delle comunicazioni
Dovremmo attenderci anche dispositivi che razionalizzeranno le comunicazioni facendoci restare collegati a servizi specializzati. E non è fantascienza: «i nostri datacenter – dice Zollner – e persino le nostre automobili fanno già uso di questo tipo di tecnologia».
Per l’immediato: «la posta elettronica è uno strumento di business essenziale a livello sia personale che professionale. Sul luogo di lavoro non facciamo che dipendere dall’e-mail. Questo accade in Fujitsu e in qualunque altra azienda che io conosca. Ogni giorno i nostri dipendenti spediscono qualcosa come oltre 400.000 messaggi».
Consigli pratici
Ma per Zollner dobbiamo accertarci di essere in grado di gestire tutti i volumi di messaggi che riceviamo. Ecco perché, per il benessere dei propri dipendenti di tutto il mondo, Fujitsu ha predisposto delle linee guida che spiegano come affrontare al meglio l’e-mail sul lavoro.
Un esempio è costituito dalle 10 Regole d’Oro, che suggeriscono per esempio di spezzare le catene (eliminare tutti i destinatari elencati nel campo cc:) e, «la mia soluzione preferita – dice Zollner – di ricorrere al telefono per risolvere un problema: è più rapido e più personale».
Per Zollner non bisogna essere schiavi della posta elettronica: si tratta solo di definire le priorità e di esprimere giudizi in base al valore.
E condivide alcuni consigli che sfrutta personalmente per gestire la marea quotidiana di messaggi e-mail: nei momenti in cui si è impegnatissimi attivare l’autorisponditore “Fuori ufficio” anche se si è alla scrivania; usare un programma di instant messaging anziché la posta elettronica per smaltire velocemente le richieste che necessitano semplicemente di un sì o di un no; non stressarsi per la coda di messaggi da smaltire: meglio assegnare una priorità agli argomenti; usare il telegono quando si può.
