Microsoft PowerApps, la piattaforma di creazione di app custom aziendali, diventa uno strumento di ottimizzazione delle operazioni di facility management.
È Leonardo Global Solutions ad aver sviluppato, grazie a Microsoft PowerApps, un’app per ottimizzare le attività del team di facility management. In particolare l’app si focalizza su quanto riguarda la gestione e il monitoraggio delle attività di pulizia e ristorazione.
A presentare il progetto è stata Barbara Cominelli, Direttore Marketing & Operations di Microsoft Italia, al Facility Management Day 2018 di IFMA. Barbara Cominelli nell’occasione ha esposto i benefici che un programma di trasformazione digitale può portare alle aziende di questo settore.
Leonardo Global Solutions è parte del Gruppo Leonardo, di cui segue le attività di real estate, acquisti e facility management. In tal modo il Gruppo Leonardo può dedicarsi al proprio core business, i settori aerospazio, difesa e sicurezza.
Il team di facility management di Leonardo Global Solutions ha fatto il salto di qualità tecnologico avvalendosi di varie piattaforme Microsoft. Partendo da PowerApps e dalla piattaforma di produttività cloud Office 365.
Microsoft PowerApps per la trasformazione digitale
Il team ha creato un’app in sostituzione del sistema manuale di gestione delle esigenze quotidiane delle infrastrutture del Gruppo Leonardo. L’app è stata progettata con l’obiettivo specifico di ottimizzare le mansioni ed eliminare la carta.
Dai 140 componenti del team Facility Management dipende l’organizzazione e l’efficienza dei circa 29.000 dipendenti del gruppo in tutta Italia. In questo modo il team ha potuto migliorare sensibilmente la qualità del lavoro. Soprattutto, ottenere report più ricchi di informazioni, precisi ed efficaci, e ridurre il tempo richiesto dalle attività di reportistica.
“Ora disponiamo di dati più precisi, personale più motivato e possiamo intervenire rapidamente perché non dobbiamo attendere la fine del mese per renderci conto che qualcosa non sta funzionando come dovrebbe”. Lo ha dichiarato Antonio Luciano, Responsabile Pianificazione Business nella B.U. Facility Management di Leonardo Global Solutions
Il team di Facility Management ha sviluppato un processo di monitoraggio delle attività quotidiane principali, con particolare riferimento ai servizi di pulizia e ristorazione. La squadra ha iniziato utilizzando una check-list giornaliera basata su un modello di foglio di lavoro di Microsoft Excel dettagliato. La compilazione manuale di quest’ultimo, tuttavia, era fonte di frustrazione.
Automatizzare i processi
Leonardo Global Solutions si è quindi rivolta a NTT DATA, società appartenente alla rete di partner di Microsoft. A NTT DATA il team ha esplicitato i requisiti e le esigenze per poter trasformare il proprio foglio Excel in un’app. NTT DATA ha aiutato a replicare il modello Excel e nel giro di due mesi l’app è stata sviluppata e implementata. Come device, NTT DATA ha suggerito i dispositivi Microsoft Surface.
Il team ha inoltre iniziato a utilizzare Power BI di Microsoft per riorganizzare i dati in base alle esigenze delle singole strutture. Il processo è stato completamente automatizzato all’interno della soluzione, per consentire al team di Facility Management di utilizzare le check-list dai dispositivi Surface. La soluzione genera un PDF con la check-list ed eventuali commenti, che viene quindi automatizzato attraverso Microsoft Flow. Quest’ultimo è il servizio basato su Cloud per le notifiche e la sincronizzazione dei file.
La soluzione PowerApps basata su Cloud consente al personale di raccogliere e scaricare i dati e condividere aggiornamenti in qualunque momento e ovunque si trovi. Inoltre, passare dal processo manuale all’approccio digitale automatizzato ha consentito di risparmiare tempo, ridurre potenziali errori di trascrizione e aumentare il livello di affidabilità.
“Stiamo ampliando l’uso di questa tecnologia innovativa senza alcuna difficoltà e puntiamo a raggiungere un livello avanzato di utilizzo della piattaforma PowerApps per sfruttarne al massimo le potenzialità”. Ha aggiunto Antonio Luciano.
