Nell’e-procurement la via per ottimizzare gli acquisti

Il termine e-procurement indica genericamente l’acquisto di beni o servizi
aziendali tramite Internet. Tale operazione può essere svolta dall’interno di
un’azienda, che in questo caso crea ambienti Web based ad hoc per effettuare le
transazioni con il proprio parco fornitori, avvalendosi di un software
specifico, implementato in casa e generalmente connesso con il sistema Erp.
Oppure può essere affrontata utilizzando piattaforme “terze” esterne come i
marketplace elettronici. Sempre in linea generale, inoltre, con e-procurement si
intendono tutti i tipi di acquisti, sia di beni e servizi indiretti, (come gli
Mro, Maintenance, repair and operation) sia di beni diretti o strategici, cioè
direttamente correlati con il business dell’azienda. Nelle interpretazioni delle
software house che operano nel settore, tuttavia, spesso e-procurement indica
solamente la parte di acquisti indiretti, mentre per quelli diretti è utilizzato
il termine e-sourcing.

I benefici
Una soluzione di
e-procurement consente di automatizzare molti aspetti relativi agli acquisti (e
alle vendite, nel caso dei fornitori), con l’obiettivo di ottimizzare la
gestione del magazzino e i cicli produttivi, inserendosi quindi nel complesso
della supply chain. Il principale vantaggio che il sistema dovrebbe portare con
sé è relativo alla diminuzione dei costi (sia quelli di acquisto veri e propri
sia quellli di processo), collegata tra l’altro alla possibilità di reperimento
dei fornitori con le migliori condizioni (questo nel caso dei marketplace) e al
contenimento automatico dei prezzi a fronte di acquisti maggiori. Direttamente
correlata è anche la contrazione dei tempi per portare a termine una trattativa,
mentre non è da trascurare la diminuzione del rischio di acquisti non conformi
agli standard aziendali. Secondo quanto afferma un’indagine di eMarket Services
Italia (l’Osservatorio sull’e-business internazionale nato dall’Ice, Istituto
Nazionale per il Commercio Estero) una grande azienda che fa ricorso
all’e-procurement risparmia in media il 15-20% rispetto al metodo di acquisto
tradizionale. A testimoniare i vantaggi che la gestione elettronica degli
acquisti apporterebbe, arriva anche una ricerca condotta da Benchmark Research
per conto di Commererce One (produttore americano di piattaforme per
l’e-procurement e per i marketplace). Lo studio, effettuato la scorsa primavera
su un campione di 150 imprese americane, tedesche e inglesi, attesta che le 46
imprese risultate “high performer” utilizzavano l’online per effettuare i propri
acquisti in misura tre volte superiore. Inoltre, è risultato un collegamento
nettamente superiore dei sistemi di procurement con quelli di supply chain e con
gli Erp, a tutto vantaggio dell’efficienza. Questi e altri elementi, secondo il
63% delle imprese “high performer”, determinerebbero risparmi dal 10 al 50%
negli acquisti.

Il panorama italiano
È opinione
comune che sia stato il nuovo millennio a dare il via all’e-procurement in
Italia. I risultati dell’indagine di eMarket Services Italia/Ice, infatti,
attestano che, nel corso del 2000, le aziende hanno iniziato a progettare,
sviluppare e implementare una piattaforma di e-procurement. Per le imprese ,
però, non è stata una decisione semplice quella di tentare una nuova via per
l’approvvigionamento. Infatti, ha comportato investimenti rilevanti, sia in
termini economici sia di risorse, e lunghi periodi di tempo spesi nel collaudo
di una nuova metodologia che prevede, per sua natura, il coinvolgimento dei
fornitori dell’azienda. L’indagine ha anche evidenziato che le aziende impegnate
attivamente in un progetto di e-procurement hanno, in genere, sfruttato la
tecnologia dei player del settore (come Sap, Ariba e Commerce One). Vi sono
alcuni casi, tuttavia, dove si è preferito realizzare soluzioni ad hoc
sfruttando competenze e asset tecnologici interni (come Impregilo). Una parte
delle aziende esaminate ha sperimentato le nuove tecniche elettroniche
attraverso i marketplace, per poi decidere di implementare un sistema interno di
e-procurement.
L’utilizzo dei marketplace, infatti, significa spesso scarsa
flessibilità. Inoltre, era forte l’esigenza di razionalizzazione dell’intera
supply chain, operazione non garantita dai marketplace. Al contrario di quanto
molti si aspettavano, tuttavia, l’imporsi dell’e-procurement gestito “in
proprio” non ha comportato la morte dei marketplace: in alcuni casi, anzi, essi
continuano a essere usati in modo complementare e vengono impiegati soprattutto
per effettuare acquisti di materiale indiretto o per dare vita a partnership.
Significative, in questo senso, sono le esperienze di Enel in Eutilia, Eni in
TradeRanger, Fiat in Covisint, Pirelli in RubberNetwork.

Gli
elementi del sistema
In relazione al grado di apertura delle
imprese italiane verso l’e-procurement, il panorama è piuttosto variegato: si
passa da soluzioni completamente chiuse, riservate ai soli fornitori abituali (è
il caso di St Microelectronics) a soluzioni aperte a tutti i nuovi fornitori e
senza alcuna barriera (Enel). Esistono, però, anche soluzioni “miste”
(chiusa/aperta), che prevedono un numero differente di nuovi clienti, cifra che
è direttamente dipendente dall’attività di scouting che viene condotta
dall’azienda per ogni singola fornitura. In generale, non esiste alcuna
preclusione verso i nuovi fornitori, i quali devono, però, sottoporsi a
controlli di qualità e affidabilità prima di essere accettati e ammessi a
partecipare a trattative di fornitura. Per quanto riguarda le funzionalità e gli
strumenti messi a disposizione per le transazioni, il catalogo elettronico, che
si conferma come la soluzione ottimale per la gestione degli acquisti di beni
altamente standardizzati (soprattutto Mro), è generalmente integrato con il
sistema Erp dell’impresa e permette di avere sotto controllo la merce a
magazzino. Ovviamente, esso è lo strumento più usato dalla centrale acquisti.
L’accesso al catalogo, che è semplice da usare e dispone di un’interfaccia
grafica intuitiva, è di solito concesso a ogni buyer dell’azienda. La modalità
complementare al catalogo, rappresentata dalle aste inverse (cioè quelle al
ribasso) è invece sfruttata per acquisire beni difficilmente inseribili a
catalogo e più complessi (solitamente i beni diretti/core).

I
numeri del mercato
Secondo i dati di eMarket Services/Ice, il
valore del transato tramite e-procurement in Italia nel 2001 si è aggirato sui 2
miliardi di euro, cifra che costituisce il 12% del totale degli acquisti
effettuati dalle aziende. È interessante paragonare questo valore con il totale
del volume transato da tutti gli e-marketplace italiani, che, secondo i dati
forniti dal Politecnico di Milano, lo scorso anno è risultato pari a soli 210
milioni di euro. Un altro dato rilevante riguarda la provenienza del volume
transato: l’e-procurement italiano, a questo proposito, presenta un carattere
fortemente nazionale. Da fornitori esteri, infatti, arriva solo il 5,3% del
totale delle forniture online, corrispondente a un valore pari a circa 104
milioni di euro. È da precisare, tuttavia, che i fornitori sono spesso filiali
italiane di aziende multinazionali e i prodotti acquistati in questo caso,
dunque, non sono necessariamente di origine italiana. Un ulteriore dato
riportato dallo studio riguarda la tipologia di beni e servizi acquistati
tramite le soluzioni di e-procurement. I beni e i servizi indiretti (Mro) e
quelli diretti si presentano distribuiti in modo quasi omogeneo in termini
percentuali: 53% di Mro, 47% di beni diretti/core. Una profonda differenza,
tuttavia, separa le aziende tra loro per quanto riguarda le strategie adottate
in merito alla tipologia di beni acquistati: alcune acquistano solamente Mro,
altre esclusivamente beni diretti, altre, infine, entrambi. Dall’indagine
condotta da eMarket Services/Ice sull’utilizzo dell’e-procurement in Italia
emerge, in sintesi, un quadro in divenire ma già ampiamente consolidato. Vi
sono, tuttavia, alcuni ostacoli segnalati dalle stesse aziende che ancora
frenano le potenzialità della nuova metodologia di acquisto. Accanto alla
mancanza di formazione adeguata presso i fornitori, infatti, emerge il ritardo
nell’integrazione dei cataloghi, che si manifesta più spiccatamente nel caso dei
fornitori di dimensioni maggiori. Le aziende più piccole, infatti, sono (e non
stupisce) generalmente più flessibili e disposte al cambiamento.