Uno dei rischi più concreti nel valutare lo scenario attuale in materia di organizzazione aziendale è considerare la situazione come “provvisoria” e progettare, di conseguenza, le strategie di gestione aziendale in attesa di un ritorno ai workflow così come erano stati pensati “prima”, sin dall’inizio di quest’anno.
Ma il cambiamento indotto dall’emergenza sanitaria, tuttora in corso, è infatti destinato a diventare definitivo. Per le direzioni aziendali, accettare la situazione, inquadrarla per tempo e agire di conseguenza è una priorità.
In ogni caso non si tratterà di organizzarsi semplicemente per il lavoro in ufficio o quello da remoto.
Il punto è “scegliere la flessibilità”, mettere cioè il dipendente in grado di operare in qualsiasi situazione, garantendo il raggiungimento dei risultati. In pratica, bisogna pensare sempre più nell’ottica della Workflow Automation.
In estrema sintesi, il lavoro oggi ruota attorno ad una inderogabile esigenza di flessibilità.
E non si tratta solamente di dotare il personale di notebook per lavorare da casa. È necessario poter garantire i contatti con colleghi e clienti in qualsiasi situazione, garntire l’accessibilità dei dati e soprattutto che tutto questo avvenga in sicurezza.
CIO, IT manager, HR manager, quindi, devono fare molto di più per mettere le persone in grado di contribuire al raggiungimento degli obiettivi di business.
La flessibilità non può attendere
L’indagine Future Of Work condotta da Xerox a livello globale ci ha permesso di capire quanto sia cambiato lo scenario nel corso di quest’anno.
Il 72% ha ammesso di essersi trovato impreparato nel gestire l’improvviso cambio nell’organizzazione dei processi aziendali causato dalla crisi. Oggi tuttavia, la situazione appare decisamente sotto controllo o indirizzata alla ricerca di un workflow moderno.
Se è vero infatti che l’82% stima un ritorno parziale del lavoro in ufficio entro 18 mesi, il 58% si dice anche intenzionato a rivedere le politiche interne in ottica di una maggiore flessibilità. Un contributo importante a questa decisione viene ricondotto all’esperienza diretta degli stessi manager, costretti a loro volta a lavorare da casa.
Tutto questo, però, richiede naturalmente nuovi strumenti e nuovi processi. Con lo smart working, infatti, sfumano anche i confini aziendali e con loro il concetto di postazione di lavoro.
Oltre ai dispositivi adatti alla mobility, oggi serve dare ai dipendenti anche altri strumenti.
Prima di tutto il Cloud: è la soluzione più pratica e sicura per conciliare le esigenze di flessibilità del lavoratore con quelle di sicurezza dei dati e degli accessi.
Poi vanno messi a disposizione strumenti in grado di assecondare il rinnovato workflow. Dall’Assistenza Remota e la Disponibilità delle risorse, alla Condivisione, fino alla garanzia di Accessi Sicuri e completi ai Dati.
Una necessità confermata al fatto che ogni dipendente impieghi in media 2,5 ore ogni giorno nella ricerca dei dati necessari a svolgere il proprio lavoro.
Il nuovo workflow management
Capire dove sia il problema, però, non è certo facile, anche perché in genere è la somma di tanti piccoli ostacoli da trovare e risolvere. Esattamente quanto è chiamato a fare un buon software di workflow management.
Qui la flessibilità parte dagli stessi dati. Che siano originate da carta o direttamente da file, le informazioni devono essere disponibili, tutte, in formato digitale, correlate e indicizzate per garantire il recupero e la pertinenza.
Operazioni come classificazione, archiviazione e ricerca devono essere rese automatiche. Difficile? No: nei sistemi di workflow management sono integrati strumenti di Intelligenza Artificiale che fanno proprio questo lavoro.
Facile a questo punto comprendere quanti lavori lunghi, complessi e di conseguenza in genere anche noiosi, possano essere fonte di problemi se svolti manualmente.
Viceversa, inserire procedure automatizzate dove l’intervento umano non è necessario, lascia più tempo alle mansioni produttive e di conseguenza l’intera azienda si rivela più efficiente.
Sfruttando il cloud i documenti devono essere resi accessibili a tutti i componenti del gruppo di lavoro; per mantenere un perfetto allineamento, interazioni, collaborazioni e modifiche devono poter contare su adeguati strumenti di sincronizzazione.
L’impatto dell’emergenza sanitaria è stato abbastanza violento da rendere tutto questo molto più realistico e necessario, inutile rimandare a oltranza la decisione di rinnovare i processi e affidarsi a un adeguato software di workflow management.
Il 56% dei responsabili IT si dice infatti pronto a stanziare nuovi fondi in modo da adeguarsi per tempo a queste nuove esigenze di flessibilità, guardando soprattutto alla realizzazione di situazioni di lavoro ibride.
Aspetti ancora più interessanti, un CIO su tre si è già attivato per accelerare i tempi della trasformazione digitale, e uno su quattro considera le risorse IT lo strumento più importante per mettere i dipendenti in condizione di lavorare al meglio e in maniera sempre più produttiva in questo nuovo scenario.
Il caso pratico: il workflow da primato di Ducati
Qualsiasi azienda può solamente essere orgogliosa quando registra una rapida crescita. A condizione, però, di essere in grado di gestirla. Nel caso del brand Ducati, passare a produrre da 12mila moto a 41mila nell’arco di poco tempo, ha inevitabilmente portato alla necessità di affidare in esterno la produzione di materiale promozionale e documentale.
Tra le conseguenze più evidenti, anche la difficoltà nel mantenere i documenti aggiornati e determinare quindi un aumento dei costi.
Ducati è riuscita a invertire la tendenza, individuando e intervenendo sui punti deboli del workflow.
Riorganizzazione del parco stampanti, consolidamento delle risorse e consulenti esperti in materia di ottimizzazione, hanno portato a razionalizzare l’impiego dei macchinari e al rilascio puntuale dei manuali in 22 lingue, ai quali si affianca anche altro materiale di comunicazione.
Il risultato è una riduzione dei costi per le singole attività compresa tra il 10% e il 23%. Soprattutto, DocuShare ha permesso di abbattere i tempi di produzione per un nuovo manuale utente, passando da 15 giorni a uno, e permettendo così a Ducati di concentrarsi solo sulla produzione delle proprie moto.
