Il nuovo workplace va progettato sulle personas

In un quadro dove il fatto di essere operativi a distanza è ormai parte della quotidianità lavorativa, è indispensabile pensare a come ottimizzare l’infrastruttura IT a supporto dei dipendenti e dei workplace. Solo chi terrà conto di queste esigenze nel processo di procurement, saprà garantire soddisfazione e produttività.

Le forza lavoro delle aziende di oggi è più eterogenea che mai; generazioni molto lontane tra loro – Baby Boomers, Generazione X, Millennials o Generazione Y, e Generazione Z – coabitano lo stesso “luogo”. Tutti hanno competenze, modalità di approccio al lavoro, esigenze e aspettative diverse rispetto al loro ambiente di lavoro, senza dimenticare il delicato tema dell’equilibrio tra lavoro e vita privata. Le differenze generazionali, il lavoro flessibile e a distanza hanno un impatto non solo sulla gestione delle attività e sul modello di lavoro attuale ma anche sulle esigenze tecnologiche di un’azienda.

Secondo Livio Pisciotta, Sales Manager Client Solutions di Dell Technologies Italia ricorda che l’80% dei lavoratori che appartengono alla Generazione Z afferma che l’elevato standard dell’infrastruttura IT determina in modo importante la loro scelta di un luogo di lavoro piuttosto che un altro.

Le nuove generazioni, abituate ad interagire con strumenti e applicazioni ad alte prestazioni sui loro dispositivi personali, si aspettano di trovare le stesse performance infrastrutturali in un’azienda, se non addirittura migliori. Dall’altra parte, molti dipendenti con più anni di esperienza lavorativa non sempre riescono a stare al passo con la trasformazione digitale della propria azienda e si trovano spesso nella condizione di dover continuamente familiarizzare con nuovi strumenti e applicazioni e imparare nuovi modi di lavorare.

Ridefinire i KPIs

Le aziende sono ben consapevoli che non possono fare a meno né dei nativi digitali né dell’esperienza dei lavoratori più maturi: le competenze di entrambi sono fondamentali per la sopravvivenza di una organizzazione che vuole mantenere la propria competitività sul mercato. Se le società vogliono traghettare tutte le generazioni presenti al loro interno verso nuovi modelli di lavoro, devono per prima cosa considerare le diverse esigenze di ognuna e capire come supportarle affinchè accettino il cambiamento.

In questo, il benestare del management è fondamentale: sono loro i primi a dover accogliere con entusiasmo i cambiamenti, favorendo le condizioni perché questi possano avvenire anche rivedendo alcuni KPI. Se, ad esempio, per la divisione IT in passato i cambiamenti erano legati alla configurazione di postazioni di lavoro ottimali sia in termini di costi che di gestione, oggi devono rispondere anche a nuove esigenze, come la “soddisfazione interna del cliente” oltre che l’efficienza.

Per questo motivo, al momento dell’acquisto di dispositivi tecnologici, come nuovi PC, notebook, tastiere e mouse, si raccomanda un approccio incentrato sulla persona, che metta le loro esigenze in primo piano.

Il luogo di lavoro dovrebbe essere allestito in modo tale che i dipendenti abbiano tutti gli strumenti di cui necessitano per svolgere i loro compiti in modo ottimale. Un’infrastruttura IT ben progettata genera infatti meno frustrazione e, di conseguenza, aumenta la soddisfazione dei collaboratori. Il punto di partenza è conoscere quali sono le esigenze dei vari workplace.

È incredibile, secondo Pisciotta, come spesso una poca attenzione a come una postazione di lavoro viene installata abbia ripercussioni sulla efficienza e produttività di chi poi andrà ad occuparla.

Per facilitare questo processo, è utile definire le cosiddette personas, ossia insieme di profili accumunati da elementi comuni.

Workplace, le domande che le aziende devono porsi

Pisciotta sostiene che per potere definire accuratamente le personas, le aziende devono porsi alcune domande.

Prima di tutto: a cosa serve il PC o il notebook, cioè quali sono le applicazioni fondamentali per gli utenti, quali prestazioni deve fornire il device? Secondo: gli utenti dove usano il loro PC o notebook? Svolgono un lavoro prevalentemente in ufficio, o sono spesso in riunione o in viaggio? Hanno la possibilità di lavorare da casa? Possono trovarsi a dover lavorare in ambiente con condizioni particolari? Dalle risposte a queste domande si possono ricavare diversi casi d’uso, fondamentali per avviare un processo di installazione dell’infrastruttura informatica per i dipendenti.

Dell Technologies, ad esempio, ha identificato cinque diversi gruppi: l’Office User, l’utente che svolge la sua mansione prevalentemente in ufficio, il Remote Worker, il Traveler, il Corridor Warrior e Speciality User. Le caratteristiche e il numero di questi dipendenti variano a seconda del settore e dell’obiettivo di un’azienda. Nelle PMI, ad esempio, il numero delle personas è generalmente inferiore per le dimensioni ridotte della società, ma anche per una minore varietà di profili professionali.

Risorse Umane e la divisione IT lavorano insieme

Per raccogliere le risposte alle domande sopra riportate, le grandi aziende possono ricorrere a strumenti specifici, mentre nelle imprese più piccole può essere più semplice e opportuno condurre un sondaggio tra gli utenti, magari supportati dalla collaborazione tra i dipartimenti HR e IT. Infatti, se da una parte l’HR, conoscendo i vari i profili, può avere un quadro delle esigenze dei dipendenti, dall’altra, la divisione IT può definire le personas ed elaborare i risultati della survey. Ad ogni modo, sulla base della definizione dei vari gruppi, si dovrebbe poi pianificare l’acquisto delle infrastrutture del workplace.

Secondo Piscioatta in questa fase, soprattutto per le Pmi, possono entrare in gioco anche i rivenditori o i produttori, che hanno ormai come prassi quella di allestire, su richiesta, aree espositive presso la società cliente. In questo modo i dipendenti hanno la possibilità di osservare da vicino i dispositivi preselezionati e di fornire un feedback diretto sui device proposti. Addirittura, ad alcuni dipendenti selezionati da vari reparti può essere data la possibilità di testare, per diverse settimane, uno dei dispositivi che ritengono più idoneo alle loro esigenze. In questo modo si garantisce una reale aderenza alle necessità della persona.

Configurare il posto di lavoro sulla base delle esigenze dei dipendenti può sembrare un compito impegnativo, ma, se questo avviene in modo strutturato, l’ottimizzazione la si  ottiene sul supporto chiesto ai responsabili IT, perché i dipendenti si trovano ad avere tutto ciò di cui hanno bisogno. Inoltre, tutti i dispositivi possono essere gestiti attraverso un’unica piattaforma utilizzando un software creato ad hoc. Dal nostro punto di vista, possiamo dire che, di norma, l’approccio incentrato sulla persona conviene in modo particolare per le aziende con 50 o più dipendenti che hanno almeno tre diversi profili professionali.

La trasformazione del workplace richiede accettazione

L’allestimento ottimale del workplace porta benefici solo se i dipendenti sono consapevoli dei vantaggi che possono avere. Pertanto, la trasformazione del posto di lavoro non si deve limitare all’acquisto di tecnologie informatiche incentrate sulle persone; fondamentale è la formazione dei dipendenti, grazie alla quale è possibile creare anche un ponte tra le generazioni: mentre i dipendenti più giovani ampliano le loro conoscenze, i dipendenti più maturi possono familiarizzare con i nuovi strumenti. In questo modo, i benefici della digitalizzazione vengono resi tangibili e il gap di conoscenza tra le generazioni viene ridotto.

Non da ultimo, ricorda il manager di Dell, un altro aspetto cruciale è creare le condizioni affinché i dipendenti si sentano coinvolti e partecipi, partendo, come dicevamo, dal management. Questo vuol dire anche spiegare, nel contesto della comunicazione interna, perché i cambiamenti sono necessari, come influiscono sulla vita quotidiana e come affrontarli. Se i dipendenti comprendono che la loro azienda tiene a coinvolgerli nella trasformazione ed è disponibile a sostenerli in caso di difficoltà, saranno molto più motivati a cambiare.