Office 2007, si alza il sipario

E’ questione di pochi mesi ormai. Nel primo trimestre del prossimo anno
è infatti previsto il lancio di Office System 2007, l’altro grande
progetto, insieme a Vista, che sta monopolizzando il lavoro degli ingegneri
di Microsoft.

Office 2007 non è la nuova versione che “va più veloce”
o che offre “maggiori funzionalità”. Anche, ma è soprattutto
un radicale rinnovamento nel pensare la gestione dei dati e nel modo di utilizzarli.
Gli utenti potrebbero avere qualche problema ad usare la nuova interfaccia dei
programmi e devono mettere in conto un periodo di assestamento per impratichirsi
con il ribbon e i Command Tabs che prendono il posto degli usali menu. Ma saranno
ripagati dello sforzo.

In effetti, al di là delle migliori tecniche che vedremo in seguito,
Office 2007 sposta il focus del prodotto. Nel 1996 Office era sostanzialmente
una collezione di software di produttività inseriti in un unico pacchetto
(elaboratore testi, foglio di calcolo, presentazioni, gestione dei contatti,
database). Dieci anni dopo, Office System è gestione dei flussi di lavoro,
ricerca dei dati, gestione dei contenuti, collaboration, accesso alle informazioni.
Sia chiaro, i pacchetti di produttività individuale continuano a esserci.
Ma l’utilizzo relegato al “fare le cose più velocemente”
è solo un aspetto secondario.

Lavorare in modo più efficiente
La grandissima novità di Office 2007 è una completa rivisitazione
dell’interfaccia. Con la nuova UI (User Interface) sono
scomparsi i menu a discesa, per intenderci quelli che oggi appaiono quando si
fa clic su File, Modifica e via dicendo. Al loro posto c’è il ribbon,
una barra in cui vengono visualizzate icone e pulsanti delle funzioni appartenenti
a un determinato comando. Il ribbon in pratica cambia a seconda dell’azione
che si deve compiere.

Non si parla più di menu, ma di tab contestuali, facendo
clic sui quali varia il gruppo degli oggetti nel ribbon sottostante, con un
meccanismo simile a quello delle pagine Web. Con questa nuova impostazione l’utente
può concentrarsi su ciò che vuole fare e non perdere tempo per
capire come deve farlo.

In effetti, l’interfaccia a menu e toolbar va molto bene per programmi
“semplici”. Ma quando si ha a che fare con centinaia di funzionalità,
questa impostazione mostra i suoi limiti, come tutti si possono rendere conto
lavorando con Office tutti i gironi. Quanto tempo si perde a cercare una determinata
funzione dispersa nei meandri dei menu? Quanti clic ci vogliono per trovare
quella determinata formattazione che ci serve? Giusto per dare qualche numero,
le voci di Word sono passate da meno di 50 per Word 1.0 a oltre 250 per Word
2003, comandi da circa 100 a oltre 1.500. Un’escalation che ha richiesto
un robusto intervento.

Nascono quindi i tab contestuali e i ribbon che permettono di gestire meglio
i singoli oggetti sui quali si deve intervenire. Vengono alla luce le Galleries
che consentono di vedere un anteprima del documento nel caso si confermasse
una determinata modifica e viene centralizzata la personalizzazione.

I dati Microsoft affermano che solo il 2% degli utenti personalizza l’interfaccia
di Office. Per cui è stato deciso che l’utente potrà inserire
i comandi più utilizzati all’interno di un’unica Quick
Access Toolbar posta accanto al pulsante Office. Quest’ultimo
ha di fatto preso il posto del classico menu File e rappresenta probabilmente
la discontinuità più importante per gli utenti.
Le scorciatoie da tastiera rimangono le stesse e non sarà possibile ritornare
alla vecchia interfaccia. Ci sarà un tool di aiuto che guida a passare
dalle vecchie alle nuove funzioni, ma la strada è ormai segnata.

Sempre nell’ottica di gestire al meglio il proprio tempo, Outlook
ha beneficiato di diversi interventi: sulla destra dello schermo sarà
visibile una to-do bar collegata al calendario per avere subito sott’occhio
gli impegni della giornata. Per i messaggi di posta sarà possibile un
doppio contrassegno: per categoria (personale, progetti, marketing eccetera)
e per flag (da completare oggi, domani, entro una settimana, aggiungere un allarme
e via dicendo). La ricerca fra i messaggi, da sempre una nota dolente di Outlook
per la lentezza del processo, beneficia adesso del motore usato anche da Vista
con risultati nel giro di pochissimi secondi. Per gli allegati è prevista
un’anteprima del documento direttamente nell’oggetto dell’e-mail
(non tutti i formati degli allegati sono supportati). Un’altra interessante
novità è il supporto nativo dei feed RSS, che vengono visti e
gestiti come fossero messaggi di posta.

Semplificare il lavoro di gruppo
Come abbiamo accennato la versa sfida di Office 2007, è cambiare il paradigma
per gestire i dati. Che devono essere accessibili, condivisibili e significativi.
Cioè devono servire per prendere decisioni. In questo senso Microsoft
propone Windows SharePoint Services e Office SharePoint
Designer 2007. Si tratta di due piattaforme che permettono, a livello
di intranet aziendale, di gestire i dati in modo collaborativo. Tradotto in
pratica significa il supporto per wiki, blog RSS, la condivisione dei contatti,
del calendario della attività in corso, lavagne virtuali per la gestione
dei progetti, template e modelli per il project management e l’approvazione
dei documenti.

Un’altra possibilità è l’utilizzo di Office
Groove 2007 che lavora sul lato client. Groove è un prodotto
che arriva in eredità da Groove Networks, società acquisita da
Microsoft. E’ in sostanza uno spazio virtuale condiviso che consente agli
utenti di lavorare insieme come se fossero fisicamente nella stessa location.
Si possono condividere documenti, gestire discussioni e chat, sincronizzare
i dati. Questo aspetto è importante: la sincronizzazione infatti permette
di avere anche in locale la copia dei dati aggiornati, per cui gli utenti possono
lavorare sui documenti sia on line che off line (quando i documenti vengono
aggiornati, agli utenti del gruppo viene mandata una notifica). Questa caratteristica
permette di usare Groove anche per la sincronizzazione dei dati su diverse macchine.
Il software può essere scaricato
in versione trial 60 giorni.

I formati dei file
Il formato predefinito di salvataggio dei file l’Office è l’Open
XML Le note estensioni DOC, XLS e PPT diventano quindi DOCX,
XLSX e PPTX, in cui la X finale sta a indicare
che i file sono scritti in XML. I documenti realizzati con le versioni precedenti
di Office possono essere convertiti in XML, con una compatibilità del
100%.
I documenti possono essere salvati anche nei classici formati HTML e RTF direttamente
dal comando Salva come. Dietro front invece sul formato PDF e XPS (XML
Paper Specification). Per salvare in file in questi formati è
necessario scaricare un plug-in (fornito comunque a titolo gratuito).

Importante novità è che Office 2007 supporterà anche
ODF (OpenDocument Format), per intenderci il formato di OpenOffice.
Microsoft infatti ha aderito a un progetto open source per creare un tool di
conversione da XML a ODF. Anche questo strumento di conversione verrà
fornito gratuitamente come download. Non è comunque assicurata una perfetta
fedeltà di conversione, a causa delle differenze di formato.

Le differenti versioni di Office System 2007

• Le principali novità dei singoli prodotti
• Requisiti di sistema e beta 2