Ascensio System ha presentato un’importante novità che va ad integrare la suite Onlyoffice: si tratta di Private Rooms. I documenti rimangono criptati durante tutto il processo di editing, archiviazione, co-editing e condivisione.
Non è più necessario inventare, inviare o inserire password: vengono generate automaticamente sul dispositivo e trasferite in modo criptato nella condivisione di un documento.
La tecnologia delle Private Rooms – che vanno a integrare la suite Onlyoffice Workspace – garantisce sicurezza ed efficacia, mantenendo i documenti criptati in tutte le fasi: non solo si evitano i pericoli esterni, ma si escludono anche i rischi di azioni volte a minare la sicurezza dei documenti e di un accesso non autorizzato alle informazioni private.
La collaboration risulta sicura a tutti i livelli: la soluzione Onlyoffice Private Rooms consente di condividere, modificare e persino co-editare i documenti mantenendoli criptati in tutte le fasi.
Le Private Rooms funzionano tramite l’interfaccia degli Onlyoffice Desktop Editors, un pacchetto di editor che consente di creare, visualizzare e editare documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni per criptare e decriptare i dati sul client e stabilire un end-point di sicurezza.
Quando un utente accede a Onlyoffice Workspace, l’app desktop genera due chiavi – una privata e una pubblica – e le memorizza. Nel momento in cui lo stesso utente salva un documento all’interno di una Private Room, i dati vengono criptati con password a 256-bit generata automaticamente.
Successivamente questa password viene criptata mediante una chiave pubblica dell’utente. Il file finale viene archiviato in una Private Room nel cloud Onlyoffice . Accedendo a un file criptato, l’interfaccia Onlyoffice Desktop Editors dell’utente lo decripta usando la chiave privata. Questo consente di lavorare in modo sicuro e semplice, non è infatti necessario inventare, inviare o inserire password, perché vengono generate automaticamente. La tecnologia consente l’implementazione in ambienti mobili e cloud e l’integrazione con servizi di terze parti. Attualmente è possibile criptare in una Private Room file DOCX, XLSX e PPTX.
Le Private Rooms di Onlyoffice sono semplici da utilizzare: l’avvio è rapido e non è necessario installare alcuna applicazione aggiuntiva o seguire complicate istruzioni. Un’interfaccia desktop interagisce con l’ambiente cloud online senza ulteriori passaggi per la configurazione. Non è necessario inoltre inserire o, aggiornare password, in quanto queste vengono generate automaticamente sul dispositivo e trasferite in modo criptato quando il documento viene condiviso. Durante la modifica in collaborazione, i dati inseriti da ogni utente vengono criptati individualmente e condivisi tramite una crittografia asimmetrica. Tutte le modifiche apportate dai co-autori sono criptate, secondo lo standard AES-256.
Cominciare a utilizzare le Private Rooms è semplice e intuitivo per le aziende e i loro dipendenti. In primo luogo, l’azienda deve scaricare l’ultima versione di Onlyoffice Workspace (versione Community o Enterprise) sul proprio server e attivare le Private Rooms su ‘Impostazioni’ del portale nel panello di controllo.
Successivamente è necessario installare l’ultima versione degli Onlyoffice Desktop Editors.
Il terzo passo consiste nel collegare l’applicazione desktop all’istanza Onlyoffice nella sezione Connect to cloud,
Infine, sarà sufficiente visitare la sezione Private Room per iniziare a modificare e co-editare i documenti in modo riservato.
