Outsourcing del payroll: ecco quando fa bene

5 Ottobre 2010

NorthgateArinso spiega quando e come un’azienda ha convenienza a esternalizzare le operazioni di gestione del personale.

L’outsourcing è una strada percorsa da molte aziende e secondo molti è destinata a diventare addirittura la modalità più diffusa per la gestione del payroll.
Nonostante i benefici dell’outsourcing, però, talvolta le aziende possono ancora trovarsi nella situazione di dover scegliere tra questa modalità di gestione del servizio ed una gestione in-house del processo.

Il motivo principale che porta molte aziende ad esternalizzare le operazioni di payroll, secondo una nota di NorthgateArinso è il fattore costo.
Tuttavia, vi sono altri vantaggi derivanti dall’esternalizzazione del processo.

L’outsourcing del payroll consente alle aziende innanzitutto di focalizzarsi sul proprio core-business, liberando chi, all’interno della funzione human resource, gestisce il personale da un punto di vista puramente amministrativo.

Un altro aspetto cruciale che favorisce la scelta di esternalizzare la gestione del payroll è che questa ne consente poi la misurazione per mezzo di Kpi e livelli di servizio attesi.

La riduzione dei costi operativi è un beneficio derivante dall’operare per mezzo di economie di scala. Un outsourcer gestisce gli aggiornamenti normativi riguardanti il personale e lo deve fare non per uno, ma per tutti i propri clienti, potendo così ripartire i costi delle spese operative e riducendo l’impatto che questi hanno sui diversi committenti.

In caso di acquisizioni, joint venture e delocalizzazioni, poi, molte aziende preferiscono affidarsi a terze parti, che si assumono rischi e responsabilità degli aggiornamenti relativi alle nuove legislazioni e alle nuove tecnologie, fornendo un team qualificato di esperti.

Il payroll rappresenta un’attività delicata: se i dipendenti non vengono retribuiti con puntualità, ben presto l’azienda ne pagherà le conseguenze. Inoltre, disaster recovery e backup dei sistemi hanno un’importanza cruciale. Ovviamente, è necessario avere un quadro chiaro delle esperienze passate e dell’affidabilità dell’outsourcer.

L’esternalizzazione della gestione del payroll è considerata come una vera e propria opportunità di avanzamento di carriera per chi si occupa di questo processo. Lavorare per un’azienda specializzata nei servizi di payroll, offre la possibilità di passare da una posizione di back office a un ruolo di core business all’interno dell’organizzazione dell’outsourcer.

Analizzati i vantaggi, per NorthgateArinso, è doveroso sottolineare che l’outsourcing non rappresenta necessariamente la scelta ottimale per tutte le aziende.
I manager devono verificare se effettivamente questa scelta porta una riduzione dei costi, se l’attività offerta dall’outsourcer è realmente performante, se l’outsourcing è in grado di apportare miglioramenti al servizio, se ci sono attività più strategiche sulle quali dirottare le risorse interne, e se esiste un partner affidabile sul mercato al quale rivolgersi.

Se la risposta ad ognuna di queste domande è affermativa, allora l’outsourcing è da prendere in considerazione. Altrimenti l’azienda deve cercare di ottimizzare i processi interni e dotarsi di un software efficiente.