Correzione automatica, auto completamento delle parole e firma automatica nei programmi di posta. Sono questi alcuni dei sistemi utilizzabili per aumentare la velocità di creazione dei testi. Ecco come usarli.
Testi e velocità di scrittura
Tutti quelli che scrivono testi con un computer vorrebbero aumentare la velocità
di battitura, per finire prima ed essere più produttivi.
Una buona soluzione per migliorare potrebbe essere seguire un corso di dattilografia.
Non sempre si riesce a farlo, però, per mancanza di tempo o per indisponibilità
di chi la insegna.
Per migliorare l’efficienza, allora, conviene sfruttare le funzioni delle
più diffuse applicazioni di produttività individuale o installare
appositi programmi di utilità. In particolare, si ottengono buoni risultati
quando ci sono parole o frasi utilizzate più volte, anche se in modo
estemporaneo.
Un meccanismo piuttosto utilizzato è quello della scrittura di pochi
caratteri per generarne automaticamente un gruppo più lungo. Esiste nelle
più diffuse suite da ufficio con il nome di “correzione automatica”.
Per sfruttarlo scrivendo in qualsiasi programma si può installare il
gratuito Speed
Typing .
Nei programmi di posta, invece, per risparmiare tempo c’è la “firma
automatica”.
Il trucco della “correzione automatica”
In Microsoft Word e negli altri programmi di Office
c’è la funzione Correzione automatica. Il meccanismo è
semplice: dopo aver scritto alcuni caratteri, aggiungendo un carattere come
lo spazio o la virgola questi vengono sostituiti in tutto o in parte da altri.
Dato che le due stringhe possono essere lunghe a piacere, si può sfruttare
la correzione automatica per scrivere più velocemente lunghe parole o
intere frasi, associandole a gruppi di poche lettere.
La funzione viene gestita con una tabella a due colonne che si apre partendo
dal menu principale e poi eseguendo Opzioni, Strumenti di correzione,
Correzione automatica. Installando Office, la tabella comprende
già un certo numero di righe con alcuni degli errori più comuni,
come:
• caffé -> caffè
• qual’è -> qual è
• un altra -> un’altra
Nella stessa tabella, si può aggiungere la riga con le coppie di stringhe:
• 24ore -> Il sole 24 ore: articoli tecnici per i professionisti e
per il mondo del lavoro
Per far apparire la lunga frase a destra della freccia, allora, è sufficiente:
• scrivere “24ore”;
• dopo la “e” finale, premere il tasto della barra spaziatrice.
Creando più righe di coppie “gruppo di caratteri”/”testo
in sostituzione”, si ottiene uno strumento per generare frasi utilizzate
spesso nei propri documenti. Occorre evitare solo che i caratteri scritti sulla
sinistra siano troppo comuni, per non trovarsi con una serie di sostituzioni
indesiderate.
Per esempio, il gruppo di caratteri “24ore” è accettabile,
perché non lo si scrive normalmente in un testo. Analogamente, volendo
evitare di dover scrivere ogni volta i saluti finali, nella colonna di sinistra
conviene mettere “saluti1” o “saluti2” e non “saluti”.
In OpenOffice anche l’auto completamento
Anche nei programmi della suite open source OpenOffice
è disponibile la correzione automatica del testo. La si gestisce nella
finestra Strumenti, Opzioni di correzione automatica, Sostituisci.
In aggiunta, nel modulo di gestione testi OpenOffice Writer
c’è anche la funzione di auto completamento delle parole:
cominciando a scrivere qualche carattere, appare automaticamente il resto di
una parola di senso compiuto che li completa. L’utente può accettarla
premendo un tasto (Invio, spazio o un altro a piacere), evitando di
scriverla per intero.
Il meccanismo funziona con termini di almeno dieci caratteri, ma la lunghezza
può essere variata sempre nella finestra delle opzioni, scheda Completamento
parola.
Sfruttando questa caratteristica, il risparmio di tempo può diventare
notevole perché si evita di digitare una quantità di caratteri
pari anche a diverse decine di punti percentuali del testo.
L’efficacia della funzione migliora con il tempo, perché il programma
“impara” mentre si lavora, registrando automaticamente le parole
e i termini inseriti dall’utente che superano la lunghezza impostata.
Nella posta, almeno la firma
Le applicazioni Web di posta come GMail e Hotmail e i client
installati in locale come Outlook, Thunderbird e Windows
Mail normalmente permettono l’inserimento automatico della “firma”
nel corpo del messaggio.
Qui il risparmio è dovuto al fatto che il programma aggiunge automaticamente
una serie di righe di testo in ogni nuovo messaggio. Se nel testo della “firma”
l’utente registra i saluti, nome e cognome del mittente, organizzazione
e reparto di appartenenza e altri riferimenti come telefono e fax, evita di
digitare ogni volta una discreta quantità di dati.
Il vantaggio è particolarmente sentito da chi utilizza spesso la posta
elettronica. Inoltre, chi legge i messaggi percepisce un’immagine di coerenza
e di professionalità.
Nessuno vieta, poi, di aggiungere nel testo registrato altre scritte, come una
particolare formula di saluto iniziale. Per utilizzarle, è sufficiente
premere più volte Invio per separare la parte iniziale dalle
righe di testo finali.
Come componente di Microsoft Office, infine, Outlook dispone
anche della correzione automatica, il che aumenta ancora di più la velocità
di redazione dei testi dei messaggi.
