Gli utenti utilizzano software per la comunicazione unificata? Anziché porre delle barriere, verificate come li usano e se tali programmi potrebbero portare valore alla vostra azienda. Gli esempi di Twitter, Skype e Qik.
Caldeggiata dai dipendenti che cercano di collegarsi più velocemente e in diversi modi con un maggior numero di persone, la tecnologia consumer per lo unified comunication sta prepotentemente entrando nell’impresa, pronta o meno che sia quest’ultima.
Yankee Group avverte che c’è un’enorme adozione di base e il divieto calato dall’alto di impedirne l’utilizzo ha scarsa efficacia, visto che gli utenti potranno trovare comunque un modo per avvalersene. Invece di osteggiarli, dicono gli analisti di Yahkee Group, le imprese potrebbero sfruttare a loro vantaggio questi power user per sperimentare e meglio valutare il valore che la comunicazione unificata può portare alla società.
A fronte di ciò, vi proponiamo una panoramica di alcune applicazioni di UC tra le più di moda, ma anche una serie di suggerimenti su come gestire tali applicazioni e altri programmi simili. Ci sono buone probabilità che, anche se non ne avete mai sentito parlare di questi software, gli utenti li stiano già usando.
Twitter
Twitter è un servizio che consente agli utenti di trasmettere – attraverso una pagina Web, l’instant messaging, un’applicazione o un messaggio di testo – brevi messaggi a un gruppo di altri utenti Twitter, che potrebbero essere colleghi di lavoro, amici o addirittura del tutto estranei.. Gli utenti possono comunicare con le altre persone (indipendentemente da dove si trovino) utilizzando meccanismi coerenti e familiari.
- Pro: Twitter non dispone di un robusto set di funzionalità, ma il suo appeal sta nella semplicità, che alcuni utenti hanno sfruttato per farlo diventare un tool improvvisato di conferencing. Ad esempio nel Regno Unito un consulente ha recentemente utilizzato il servizio per ottenere un feedback dal vivo del pubblico nel corso di una conferenza della sua azienda. Dopo pochi minuti di installazione tramite telefoni cellulari, i partecipanti potevano digitare un numero unico per porre delle domande, rispondere alle sessioni degli speaker, rispondere a sondaggi e ricevere aggiornamenti su come gli altri componenti del pubblico hanno risposto. Il tutto veniva visualizzato su uno schermo che testimoniava come gli organizzatori tenessero conto dei feedback degli utenti. Per maggiori informazioni potete fare riferimento a questa pagina.
- Contro: Twitter non è completamente gratuito (a causa dei codici di zona dei numeri telefonici, alcuni utenti hanno ricevuto bollette del cellulare salatissime). Inoltre non è da consigliare in situazioni mission-critical, perché è soggetto a occasionali interruzioni.
Skype
Skype è il più conosciuto e tra i programmi della nostra rassegna e fra più versatili. In un unico prodotto racchiude le funzioni di client di messaggistica istantanea, softphone e strumento di videoconferenza.
- Pro: Skype migliora continuamente le sue caratteristiche e mantiene prezzi contenuti, ma gli elementi fondamentali rimangono sempre gli stessi: telefonate, video e chat con altri utenti Skype sono gratuiti e le chiamate verso i telefoni fissi sono decisamente economiche.
Sono diverse le tesimonianze di aziende che hanno usato Skype per la formazione aziendale, come ad esempio EduFire, società di tutoring a distanza di lingue. Per mantenere i dipendenti e gli imprenditori di tutto il mondo connessi, EduFire utilizza una combinazione di Skype, Apple iChat e Basecamp di 37Signal. Il management di EduFire sostiene che utilizzando tool gratuiti consumer ha avuto una serie di benefici: per esempio ha quasi ridotto a zero il tempo per la formazione in virtù di interfacce semplificate e già conosciute.
In EduFire non hanno poi ravvisato un problema di qualità del servizio. E in ogni caso il concetto delle chat built-in aggiunge un livello di ridondanza nel caso la congestione della rete possa interrompere le chiamate Skype: se una forma di comunicazione non funziona, basta passare all’altra.
- Contro: “Libero” vuol comunque dire che c’è un prezzo da pagare. E questo in primo luogo si traduce in problemi di qualità vocale, in particolare se Skype viene utilizzato da casa. Qualcuno scarica nell’altra stanza e questo ha un impatto sulla qualità della chiamata. Anche un’e-mail di grandi dimensioni può rovinare una conversazione, per cui Skype potrebbe non essere lo strumento appropriato per importanti telefonate commerciali.
La sicurezza e la compliance sono altre fonti di preoccupazioni, in particolare per l’impresa.. La sicurezza richiederà un lavoro “educativo” sul tipo di informazioni che i dipendenti possono e non possono inviare attraverso canali meno sicuri, con le best practice ridefinite con regolarità. La compliance varia da industria a industria, ma dato che ci sono prodotti di monitoraggio e controllo orientati ai protocolli di IM consumer, alcune società potrebbero ottenere migliori risultati stabilendo in modo rigoroso quali programmi è consentito usare.
Qik
Qik è un servizio recente che permette all’utente di inviare video live dal telefono cellulare a un video player embedded sul Web. In tal modo, gli utenti possono commentare o addirittura avviare un conversazione su quanto stanno vedendo in real time. I video possono essere quindi salvati e rivisti in un secondo momento.
- Pro: Nonostante Qik abbia decisamente un’impostazione consumer, molte aziende stanno sviluppando business innovativi che usano questo servizio (ad esempio broadcasting di meeting e conferenze).
Non solo, Qik è diventato popolare anche tra tecnici che offrono un servizio sul campo: quando incontravano un problema che non avevano mai visto prima, potevano trasmettere un video in diretta all’ufficio centrale per ottenere un supporto istantaneo. La possibilità di ridurre drasticamente il numero di ripetuti viaggi di servizio può potenzialmente abbattere i costi e aumentare la soddisfazione del cliente. Dato che Qik aggiunge diversi tipi di streaming – la comunicazione phone-to-phone è imminente – la possibilità di impiego si estenderanno.
- Contro: Non aspettatevi di vedere presto Qik ampiamente diffuso: il servizio è ancora in versione Alpha. Inoltre, i dispositivi supportati sono limitati a un certo numero di telefoni cellulari Nokia, anche se, secondo quanto sostenuto da Qik, il supporto di Windows Mobile è in arrivo.
Infine, le imprese dovrebbero essere caute su ciò che trasmettono e a chi. I meeting delle società effettuati in streaming per raggiungere i dipendenti remoti sono un’ottima cosa fino a quando dati finanziari o sensibili non trapelano accidentalmente.
