Quasi tutti i sistemi di posta elettronica supportano una qualche forma di risposta automatica – quello che gli anglosassoni chiamano “out of office” – per quando non siamo lì a controllare i nostri messaggi. Serve ovviamente per la posta di lavoro quando non siamo al lavoro per un po’ di tempo, può servire ugualmente per qualsiasi account.
Vediamo come impostare una risposta automatica nei due servizi di posta elettronica più gettonati per gli utenti Apple: Gmail e la posta che passa per iCloud.
La risposta automatica in Gmail (l’app)
Per Gmail la cosa più comoda e immediata è usare l’app ufficiale. Tocchiamo le tre piccole linee orizzontali in alto a sinistra per accedere alle Impostazioni, che sono l’ultima voce in basso. Tocchiamo il nostro account e arriviamo così all’opzione Risponditore automatico.
Per attivarlo basta toccare l’opzione e poi spostare il relativo cursore. Appaiono così alcune righe in cui indicare il periodo per cui la risposta automatica deve essere attiva, impostare l’oggetto del messaggio automatico e scrivere il suo contenuto.
Le opzioni immediatamente sotto permettono di attivare la risposta automatica solo per i contatti memorizzati in Google e/o per alcuni gruppi, se ce ne sono di definiti. In questo modo eviteremo di rispondere a qualsiasi mail in arrivo ma solo a quelle delle persone che sono idealmente più importanti.
La risposta automatica in Gmail (il servizio web)
Se non usiamo l’app di Gmail ma solo il suo servizio web la procedura da seguire è molto simile. Clicchiamo sull’icona col simbolo dell’ingranaggio sotto il simbolo del nostro account, in alto a destra, scegliamo il comando Impostazioni e scorriamo verso il basso sino al campo Risponditore automatico.
Qui abbiamo le stesse opzioni descritte per l’app di Gmail, da impostare come preferiamo.
La risposta automatica per la posta di iCloud
Per la posta elettronica associata al nostro account iCloud esiste una opzione simile a quella di Gmail. Per impostarla dobbiamo accedervi via web puntando il browser a icloud.com, identificarci con il nostro Apple ID e poi cliccare su Mail.
Nella colonna sinistra, in basso, clicchiamo sul simbolo dell’ingranaggio e scegliamo Preferenze. Si apre una finestra in cui scegliamo il pannello Ferie, dove attivare il risponditore selezionando la sua opzione e digitare il testo di risposta.
A differenza di Gmail, per iCloud la risposta automatica va attivata e disattivata manualmente come abbiamo descritto, non si può impostare un periodo in cui essa è attiva per poi disattivarsi automaticamente.
Come comportarsi con Apple Mail
Per tutti i servizi di posta che non prevedono un risponditore automatico possiamo delegare questa funzione ad Apple Mail, sia pure con un importante limite: Mail è un client e non un servizio di posta, quindi nel suo caso la risposta automatica si può gestire solo per i messaggi che riceve fisicamente, ossia che scarica dai server di posta.
Per scaricare i messaggi Mail deve essere attivo, quindi può fare da risponditore automatico solo se lasciamo il Mac acceso con Apple Mail funzionante per tutto il periodo che ci serve.
Se questo è possibile, abbiamo il vantaggio di poter configurare un risponditore davvero versatile. Mail infatti non ha una funzione specifica per la risposta automatica, che dovremo gestire come regola. La più semplice è usare come condizione l’account di posta che usiamo e come azione Rispondi al messaggio con l’opzione Rispondi con un messaggio di testo, che ci permette di indicare il testo di risposta cliccando sul suo pulsante.
Ma le opzioni per la creazione di regole sono molto più articolate, quindi possiamo anche definire più risponditori automatici mirati, ad esempio per il tipo di mittente dei messaggi ricevuti.
