Salvare e ritrovare link utili

L’articolo è un estratto del libro “Sopravvivere alle informazioni su Internet – Rimedi all’information overload” di Alessandra Farabegoli, edito da Apogeo nella collana Pocket Color– In particolare, si tratta del capitolo 6 del libro, intitolato “Salvare e ritrovare i link utili”. Di seguito le principali informazioni sul libro.

È davvero necessario archiviare i link utili?
È facile sovrastimare la necessità di gestire un complesso sistema di archiviazione dei segnalibri rispetto al reale utilizzo che poi si farà dei dati archiviati.
Mi spiego meglio: anche se uno fosse straordinariamente ordinato e sistematico, e archiviasse ogni giorno una decina di indirizzi web debitamente taggati (voi leggete ogni giorno, sistematicamente, dieci articoli “da non dimenticare”? Beati voi…), nel giro di un anno avrebbe un archivio di 3500 link. Alcuni di questi sarebbero in parte sovrapponibili o superati nel frattempo da trattazioni più aggiornate. Quante volte verrà usato questo archivio di segnalibri? 50 volte? Siamo sicuri che, almeno nel 50% dei casi, una semplice ricerca su Google non ci avrebbe fornito gli stessi risultati, o perlomeno risultati altrettanto significativi se non più aggiornati?
Questo non per dire che non serve affatto archiviare link utili, ma per suggerire piuttosto che il processo di archiviazione va reso veloce ed efficiente, in modo che l’utilità effettiva del poter recuperare i dati attraverso una ricerca “ristretta” non sia superata dal costo di mantenimento del sistema stesso.

Alcuni sistemi di archiviazione
In questo capitolo illustro caratteristiche, vantaggi e svantaggi di alcuni sistemi di archiviazione link, scelti fra quelli più usati e più vantaggiosi: scegliete quello che corrisponde meglio alle vostre esigenze e abbandonate senza rimpianti gli altri (non avete tempo per gestire più di un archivio, ve lo assicuro).

Archiviare i link nel browser
Ogni browser fornisce la possibilità di archiviare i link utili: in Explorer, Chrome e Safari ci sono i Preferiti, in Firefox i Segnalibri. Personalmente tendo a limitare all’essenziale l’uso del browser per memorizzare i link: un crash del sistema, la necessità di lavorare su un computer diverso, un upgrade in cui dimentico o non riesco a esportare l’archivio dei Preferiti, o anche il fatto che non sempre uso lo stesso browser per lavorare, rendono poco sicuro questo metodo, a meno di non aver deciso di usare sempre Chrome salvando le preferenze del nostro browser sul nostro account Google (vedi il riquadro più avanti).
Inoltre i Preferiti del browser sono gestiti con un’organizzazione a cartelle, con tutti i limiti di questo modello di classificazione: dopo un po’ ci si ritrova con elenchi lunghissimi e inutilizzabili, che sarebbero da riorganizzare in cartelle e sottocartelle, cosa che non abbiamo quasi mai il tempo di fare; o magari lo facciamo, ma poi, fra sei mesi, la gerarchia di contenitori che abbiamo creato ci sembra incomprensibile o poco funzionale, così perdiamo altro tempo a ridistribuire i link.
Per questi motivi, io limito l’uso dei Preferiti allo stretto necessario e, più che per archiviare pagine informative, li uso per funzioni di utilità: l’archiviazione dei link e delle password, la condivisione su Tumblr e simili. I siti che uso molto spesso mi vengono già proposti dalla barra di navigazione non appena digito le prime lettere del loro indirizzo, e molti browser aprendo una nuova scheda mostrano gli ultimi siti visitati; questo già velocizza molto la navigazione quotidiana.

La sincronizzazione dati di Chrome
Se usate Chrome avete la possibilità di salvare tutte le preferenze del browser (Preferiti, estensioni, tema, preferenze) sul vostro account di Google: in questo modo, anche quando non navigate con il vostro computer abituale, vi basterà identificarvi con lo username e la password di Google per ritrovare tutte le impostazioni e i bookmark a cui siete abituati. Chrome stesso, se non siete collegati, vi propone di farlo, segnalandovi nell’angolo in alto a destra di ogni scheda vuota il fatto che non state usando questa funzionalità (figura 1). Se scegliamo questa possibilità, ogni modifica che facciamo all’impostazione di Chrome, compreso il salvataggio di un nuovo segnalibro, viene sincronizzata all’istante con i dati del nostro account di Google e riportata immediatamente su ogni altro computer su cui usiamo Chrome collegandoci a Google. La sincronizzazione dei dati viene fatta in modalità sicura, attraverso la crittografia dei dati stessi; per aumentare il livello di sicurezza si può aggiungere un’ulteriore chiave crittografica, impostando una “frase di sicurezza”, cioè una password aggiuntiva a quella del proprio account Google. Come per ogni funzione messa a disposizione gratuitamente da Google, il prezzo da pagare per questa funzionalità è la consegna a Big G di un’altra porzione dei nostri dati.

I segnalibri Google
Google mette a disposizione dei suoi utenti una funzione di archiviazione segnalibri simile a quella dei browser, ma collegata all’account Google e accessibile da qualunque dispositivo o browser purché ci si identifichi con l’account Google stesso: possiamo trovarla navigando all’indirizzo www.google.com/bookmarks.
I segnalibri di Google sono distinti e diversi dalla funzionalità di connessione a Chrome, e non è possibile sincronizzare le due utilità: se scegliamo di salvare i segnalibri su Chrome in modalità connessa, insieme a questi salveremo anche tutte le altre preferenze del browser ma potremo ritrovarle solo usando Chrome; se invece usiamo i segnalibri Google, potremo usare i link archiviati qualunque sia il browser di nostra preferenza.
I segnalibri di Google sono organizzabili per tag; come in Google Reader o in Gmail, ogni tag viene mostrato sotto forma di cartella.
Il modo più comodo per aggiungere un link ai segnalibri di Google è quello di farlo attraverso la Google Toolbar o aggiungendo al proprio browser l’apposito bookmarklet. In questo modo, quando capitiamo su una pagina che vogliamo archiviare, ci basterà fare clic su un pulsante per aprire una finestra di dialogo, preimpostata con titolo e indirizzo del segnalibro da aggiungere: qui potremo impostare i tag che vogliamo associare al link. Quando iniziamo a scrivere un tag, se ne esiste già uno che inizia nello stesso modo la maschera ce lo propone, per facilitare e velocizzare il nostro compito.

Nota
Fino a poco tempo fa era possibile importare un archivio di bookmark già esistente, con un giro un po’ macchinoso che passava attraverso i Segnalibri di Firefox e la Google Toolbar; ora però quest’ultima è stata dismessa e la funzione di importazione di link non è più supportata.

Per cercare e organizzare i link archiviati apriamo la pagina www.
google.com/bookmarks, dove, all’interno di un’interfaccia decisamente minimalista, vedremo l’elenco dei link salvati a partire dai più recenti.
Possiamo ordinare i nostri segnalibri per titolo, tag e data, selezionare quelli che sono stati classificati sotto lo stesso tag e fare ricerche all’interno di tutti i segnalibri o di quelli associati a un determinato tag.
La cosa interessante della ricerca sui Google Bookmarks è che questa opera non solo su titolo e tag del segnalibro o sulle note che abbiamo eventualmente inserito al momento dell’archiviazione, ma su tutto il contenuto della pagina web che abbiamo salvato.
Questo ci consente di non preoccuparci più di tanto di come classificare i link al momento in cui li memorizziamo, associando ogni possibile tag che ci viene in mente, sapendo che l’intero contenuto della pagina sarà comunque indicizzato per le ricerche future.

Vantaggi dei segnalibri Google
– Possiamo usare il nostro archivio bookmark da qualunque dispositivo, basta che ci identifichiamo con il nostro Google account.
– La struttura di archiviazione per tag/cartelle è intuitiva e simile a quella solita dei preferiti/segnalibri dei browser.
– Abbiamo a disposizione una ricerca estesa, non limitata al titolo o ai tag.

Svantaggi dei segnalibri di Google
– Cediamo un’altra parte delle nostre informazioni personali a Google.
– Siamo soggetti alla variabilità delle funzioni messe a disposizione o, piuttosto, non più supportate all’improvviso da Google. Per esempio, chi aveva deciso di usare le liste per organizzare note e link, ha visto rimuovere il supporto alla funzionalità a fine 2011, e ha dovuto riorganizzare in altro modo i propri elenchi.

Delicious
Delicious (www.delicious.com) è un sito di social bookmarking, cioè una piattaforma in cui gli utenti, oltre a salvare link utili classificandoli con gli opportuni tag, possono esplorare i link che sono stati archiviati dagli altri utenti. Per usare Delicious occorre registrarsi, scegliendo il proprio username.

Nota
Acquistato di recente da Yahoo!, si è per un po’ temuto che fosse sull’orlo della dismissione, ma al momento i timori sembrano infondati e il sito continua a funzionare come sempre.

Da questo momento, tutti i nostri link saranno esplorabili a partire dall’indirizzo www.delicious.com/username. Se salviamo i nostri segnalibri in modalità pubblica, chiunque potrà vederli; se vogliamo salvare link solo per noi, quando li archiviamo dovremo specificare che si tratta di link privati.
Dopo esserci registrati, la prima cosa da fare è installare sul browser il bookmarklet di Delicious, un pulsante che ci permetta di memorizzare un link con un semplice clic. Andremo alla pagina www.delicious.com/tools: qui, alla voce Bookmarklets, troveremo il pulsante Save on delicious, che dovremo semplicemente trascinare sulla barra degli strumenti del browser. Da questo momento in poi, quando troviamo in Rete un sito di cui vogliamo memorizzare l’indirizzo, non dovremo far altro che clic sul pulsante Save on delicious: si aprirà una finestra di dialogo, nella quale andremo a immettere le informazioni da associare al link archiviato.
Vediamo insieme quali informazioni conviene indicare sempre.
– Titolo del link: Delicious propone di default il titolo della pagina. Se chi ha progettato il sito ha fatto bene il suo lavoro, cioè ha fatto in modo che ogni pagina abbia un “suo” titolo, specifico ed esplicativo del contenuto, il titolo di pagina va già bene così com’è; in caso contrario, dovremo forse andare a integrarlo perché risulti comprensibile.
– Tag: Delicious basa il suo sistema di archiviazione e ricerca dei link in gran parte sui tag, quindi dovremo associare al nostro segnalibro tutti i tag che ci sembrano rilevanti e caratteristici. Se la pagina è già stata linkata su Delicious da altri utenti, il sistema stesso ci proporrà alcuni tag già associati a quell’URL; mentre digitiamo, saremo aiutati dalla funzione di autocompletamento.
– Link privato: di default tutti i link che salviamo su Delicious sono pubblici, cioè chiunque (che sia o meno collegato a Delicious) può vedere quello che noi abbiamo archiviato. Se vogliamo tenere per noi un bookmark, dovremo selezionare il flag segnalato dal lucchetto, make this link private.

Ci sono altre informazioni non strettamente indispensabili, il cui uso dipende più dalle preferenze personali, dallo stile di lavoro e dal tempo a disposizione.
– Stack: Delicious ci permette di creare degli stack, una sorta di macrocontenitori (o cartelle) in cui separare i nostri link. Possiamo invitare altri utenti a contribuire a uno stack per creare un macroarchivio condiviso su un argomento di comune interesse.
– Descrizione: la ricerca all’interno di Delicious non opera su tutta la pagina, ma sul testo associato a ciascuno segnalibro, principalmente titolo e tag, ma anche descrizione. Personalmente sono già troppo pigra per associare i tag a un link, quindi troverei impossibile mettermi anche a pensare e scrivere una descrizione ogni volta che archivio un link, ma voi potreste essere più pazienti di me e creare un archivio di link corredati di note. Se usate Delicious per mettere da parte link che vanno ad alimentare una sezione del vostro sito o blog, o che vengono diffusi attraverso una newsletter periodica, tramite il meccanismo dei feed RSS (vedi di seguito), probabilmente è una buona idea aggiungere una descrizione di poche righe a commento del link.

Feed RSS da Delicious
Delicious dà la possibilità di generare un feed RSS per qualunque flusso di informazioni archiviate: l’intero insieme dei nostri segnalibri, uno o più tag, un utente, uno stack o una combinazione di questi elementi.
Se vogliamo il feed RSS di tutti i segnalibri dell’utente “alebegoli”, lo troviamo all’URL
Se vogliamo estrarre solo il feed dei link di “alebegoli” identificati dal tag twitter, useremo l’URL http://feeds.
delicious.com/v2/rss/alebegoli/twitter.
Se vogliamo il feed di tutti i link pubblici taggati con twitter e customer care useremo l’URL http://feeds.delicious.com/v2/rss/tag/twitter+customer%20care.
Possiamo così ottenere una “rassegna stampa” su determinati argomenti, curata da uno o più utenti, o addirittura da tutta la comunità degli iscritti a Delicious, e leggerla sul nostro feed reader semplicemente aggiungendo l’opportuno feed alle nostre iscrizioni. Possiamo a nostra volta creare un feed specifico, attraverso un tag o uno stack, e usarlo per raccogliere link tematici che pubblicheremo in una sezione del nostro sito o diffonderemo con una newsletter.

Nota
Le istruzioni dettagliate sui feed RSS e la sintassi da usare per creare tutti i filtri possibili si trovano all’indirizzo www.delicious.com/developers.

Esempi d’uso: archiviare per progetto
Laura Comoglio, web designer, usa Delicious per raccogliere link collegati ai siti su cui sta lavorando. Li archivia come link privati, e li classifica associando un tag con il nome del progetto e uno o più tag “trasversali” (per esempio “grafica, menu, usabilità”). In questo modo, crea cartelle di progetto che usa come riferimento durante il progetto stesso, e contemporaneamente una raccolta trasversale per temi, che si arricchisce continuamente di nuovi elementi.

Pinboard
Pinboard è un servizio di archiviazione link che, in cambio di una piccola quota di attivazione (a cui volendo si può aggiungere un upgrade opzionale alla versione full, a pagamento) offre alcune caratteristiche davvero interessanti.
Se Delicious deve parte della sua popolarità anche al fatto di essere una community, in cui è possibile attingere alla cosiddetta “saggezza delle folle” esplorando i link segnalati da altri utenti, Pinboard si autodefinisce un fast bookmarking site for introverts, e punta decisamente sulla velocità e sulla privacy dei dati.
Il servizio, sviluppato a partire dal 2009 da un programmatore californiano insoddisfatto dell’ennesimo redesign di Delicious, è stato offerto fin dall’inizio come piattaforma a pagamento.
L’iscrizione una tantum alla versione gratuita costa al momento poco meno di 10$, quota che aumenta via via che cresce il numero di utenti, essendo definita in base alla formula numero di utenti * $0,001; da questo si può dedurre che al momento gli iscritti a Pinboard sono poco meno di 10.000 e che, se pensate che questo sia il servizio di archiviazione che fa per voi, vi conviene iscrivervi il prima possibile.
In cambio di questa quota si ha un accesso illimitato al servizio base di archiviazione link. Anche Pinboard mette a disposizione un bookmarklet da aggiungere al browser per archiviare in modo immediato una pagina; facendo clic sul pulsante, si apre una finestra minimale, in cui si impostano titolo, descrizione e tag.
I segnalibri possono essere archiviati come pubblici o privati, ma qui, a differenza che in Delicious, è possibile configurare il proprio profilo in modo che l’opzione private venga impostata di default.
Durante la scrittura dei tag è attivo l’autocompletamento, e vengono suggeriti tag scelti fra quelli più usati in precedenza e fra quelli usati da altri utenti per lo stesso link.
È possibile, anche per link archiviati in modo pubblico, impostare dei tag privati che gli altri utenti non potranno vedere. Per farlo, il tag va scritto preceduto da un punto fermo.
L’opzione read later fa sì che il link venga archiviato “a futura lettura”; anche se si tratta di un link pubblico, sarà visibile solo a voi fino al momento in cui avrete effettivamente letto la pagina.
Anche Pinboard consente di generare un feed RSS, sia dai propri link pubblici sia da quelli privati; le funzioni di organizzazione e modifica link, sia uno alla volta che in gruppo, sono tutte veloci ed essenziali. Potete collegare a Pinboard fino a tre account Twitter, per salvare in modo automatico tutti i link contenuti nei tweet che scrivete o che segnate come Preferiti.

Archiviazione full text con Pinboard
Fin qui Pinboard non è molto diverso da Delicious: le cose però cambiano per chi sceglie l’opzione a pagamento, il cui canone annuo è di 25$.
L’opzione a pagamento offre un servizio di archiviazione totale dei link archiviati: al momento del salvataggio del link, ne viene creata una copia completa – comprensiva delle immagini e di ogni altro elemento – sui server di Pinboard.
Questo permette di ritrovare, anche dopo molto tempo, pagine che nel frattempo potrebbero essere state cancellate o modificate dal sito d’origine; inoltre, quando si fa una ricerca sui bookmark, questa non si basa più solo su titolo, descrizione e tag, ma opera sull’intero contenuto delle pagine archiviate.

L’opinione di Gianluca Diegoli
www.minimarketing.it
“Mi rassicura avere un posto dove posso trovare tutto quel che ho salvato e condiviso. Pinboard è perfetto per me perché mi permette di non taggare niente, dato che, con il servizio a pagamento, ho la ricerca full text.”

Diigo
Un’altra scelta interessante fra i servizi di archiviazione link è Diigo (www.diigo.com). Si tratta di un servizio di archiviazione e ricerca che offre sia una versione gratuita, sia piani a pagamento con funzionalità aggiuntive. Diigo è interessante perché consente di evidenziare parti della pagina che si vuole archiviare, attraverso la funzione Highlight.
La porzione evidenziata verrà associata come nota all’elemento in archivio.
L’interfaccia di Diigo offre un’anteprima della pagina di cui si è archiviato il link.

Nota
Le versioni a pagamento (a partire da un canone annuo di 20$), oltre essere libere da annunci pubblicitari, consentono di salvare una copia cache della pagina e di accedere alla ricerca full text (in modo analogo alla versione avanzata di Pinboard).

Diigo offre anche altre funzionalità interessanti.
– Le sticky notes, annotazioni che vengono salvate sulla pagina come se fossero dei Post-it, e che ritroviamo quando torniamo a quell’indirizzo.
– La possibilità (limitata nella versione gratuita) di salvare screenshot e immagini della pagina, da associare all’archivio link.
– La creazione di liste, che si possono anche condividere con altri utenti.

Un consiglio
Al termine di questa breve rassegna di servizi di archiviazione segnalibri, una raccomandazione importante: scegliete un solo strumento, e usate sempre quello. Ogni servizio ha i suoi pro e i suoi contro: dedicate un paio d’ore a curiosare fra le varie opzioni, provate i pulsanti di archiviazione automatica, usate le funzioni di ricerca. Non tutti abbiamo le stesse preferenze in fatto di interfaccia, e magari voi vi troverete perfettamente a vostro agio con un servizio che a qualcun altro non piace affatto.
Non fatevi sedurre dalla presenza di tante funzionalità aggiuntive: gli strumenti migliori sono quelli semplici, che fanno bene e velocemente le poche cose davvero importanti.
E, comunque, non dilungatevi troppo nel soppesare le varie opzioni: vi assicuro che la vostra vita non cambierà radicalmente, né la vostra produttività vedrà un crollo o un’impennata, a seguito di una scelta o dell’altra.
Se proprio in futuro doveste cambiare idea, tutti i servizi sono dotati di funzioni di esportazione dell’archivio segnalibri: vi basterà salvare una copia dei vostri link e reimportarla altrove.

Archiviare i link visuali
Ci sono casi in cui quello che vogliamo archiviare è essenzialmente un’informazione visuale, e l’immagine non solo è l’informazione più importante, ma è anche quella che – a colpo d’occhio – ci consente di richiamare alla memoria l’intero contenuto e significato di un link.
Esistono diversi strumenti pensati appositamente per l’archiviazione di link visuali. Non è detto che usarne uno sia indispensabile: se non vi occupate di decor o design, non siete appassionati di immagini, non collezionate foto relative a qualche vostra passione privata, forse non vi serve approntare un archivio di questo genere. Ma se, al contrario, le suggestioni visive hanno per voi una certa importanza, allora può valer la pena organizzarle con uno strumento creato ad hoc per gestire e ritrovare al volo i vostri appunti.

Pinterest
Pinterest (www.pinterest.com) si presenta come una sorta di lavagna virtuale, o meglio consente a ciascuno di creare una serie di bacheche tematiche su cui appuntare le immagini “ritagliate” qua e là. Le bacheche di ogni utente sono pubbliche e non è possibile crearne di private; è invece possibile creare dei board aperti, in cui tutti, non solo il proprietario, possono aggiungere immagini. Si può scegliere di iscriversi a tutti gli aggiornamenti di un altro utente o solo ad alcune delle sue bacheche; Pinboard stesso ci suggerisce, in base ai nostri interessi, degli utenti che potremmo voler seguire. Quando apriamo Pinterest, vediamo i pin più recenti nostri e degli utenti che seguiamo.
Se, navigando in Rete, troviamo qualcosa che vogliamo salvare su Pinboard – un paio di scarpe che ci piacciono, un’infografica geniale, la foto di un luogo che vogliamo assolutamente visitare, una ricetta di cucina da provare, una cassettiera che starebbe benissimo a casa nostra – il pulsante Pin it (da installare sul browser) ci permette di memorizzare l’immagine in uno dei nostri board, insieme al link della pagina che la contiene.
Se fra gli appunti dei nostri contatti troviamo un pin che ci interessa particolarmente, possiamo segnalare che ci piace, aggiungere un commento e anche fare un repin, cioè attaccarlo a una delle nostre bacheche.

Esempi d’uso
Pinboard è un ottimo sistema per creare cartelle di appunti visuali riguardo ad argomenti quali:
– fai da te e attività manuali in genere (schemi, suggerimenti, istruzioni dettagliate, ispirazioni);
– giardinaggio (piante, attrezzi, consigli, composizioni);
– wishlist (libri, abiti, accessori, gadget tecnologici);
– fotografia e grafica (autori, stili, temi, colori);
– viaggi (i luoghi che vorreste visitare);
– decor (pattern, materiali, accostamenti cromatici, gallerie di oggetti).
La condivisione permette di trovare persone con gusti simili ai nostri, che a loro volta ci aiutano a trovare in Rete stimoli visivi interessanti.

Altri servizi di archiviazione di link visuali
Come potete immaginare, esistono molti altri servizi di archiviazione di link visuali, spesso orientati soprattutto alla creazione di wishlist e allo shopping. Vediamone alcuni.
– Vi.sualize.us (www.vi.sualize.us): come Pinterest permette di archiviare immagini trovate online, sempre mantenendo il collegamento all’URL di origine, e consente anche di definire bookmark privati, che nessuno oltre a noi potrà vedere.
– Polyvore (www.polyvore.com): costruito soprattutto pensando al mondo della moda, permette di creare i propri “set” componendo insiemi di oggetti trovati online o scelti fra quelli degli altri utenti o fra le proposte delle aziende.
– Fab (www.fab.com): pensato espressamente per il design e lo shopping.
– The Fancy (www.fancy.com): perfetto per costruire wishlist dei più svariati prodotti.

Prima di mettervi a provarli tutti, fate un severo esame di coscienza per capire se vi serve davvero un ennesimo archivio di appunti, o se aprirlo non si risolverà in un sacco di tempo perso a saltabeccare da una foto all’altra, facendovi venire solo desideri superflui.
Se la risposta che vi date è “ne ho bisogno, è per lavoro”, scegliete la vostra strada e seguitela con coerenza, dedicando qualche momento a riflettere sullo schema di classificazione che vi conviene adottare (per tag o cartelle, e con quali suddivisioni) ed evitando di disperdere i vostri appunti in mille rivoli.