Anche per chi ha già deciso di affrontare per tempo la trasformazione digitale, capire come e quando muoversi non è per nulla facile. Prima ancora di stabilire obiettivi e impostare una tabella di marcia, è indispensabile individuare il punto di partenza, inquadrare la propria situazione e stabilire dove sia utile intervenire e con quali strumenti.
«La comprensione di quanto i nostri clienti stiano effettivamente utilizzando, e come, è fondamentale per trovare le aree di miglioramento – afferma Roberto Fraccapani, head of presales di Sap –. Per questo abbiamo sfruttato la nostra lunga esperienza in ambito applicativo per mettere a punto strumenti di business process management, e di business process intelligence in particolare, in grado di aiutare a capire anche quale sia la distanza rispetto alle nostre best practice».
Per quanto all’apparenza possa sembrare scontato, nella pratica innovare viene ancora inteso troppo spesso come mera adozione di una tecnologia, senza dedicare la necessaria attenzione ai reali benefici per la propria organizzazione e ai corretti processi per integrarla. «Calcolando questa distanza riusciamo a capire cosa serva per arrivare a un obiettivo e soprattutto quali siano i reali benefici – prosegue Fraccapani –. Noi vediamo un processo iterativo utile non solo per affrontare il primo passo, ma pensare anche alla distanza con l’utilizzo ottimale, da raggiungere per gradi».
Capire per innovare: la visione di Sap
L’aspetto meno scontato, almeno per chi conosce le origini di Sap, è questa crescente attenzione agli strumenti di analisi, che aiutano i clienti a ottenere il meglio dall’ERP e software collegati, in modo anche da ottimizzare gli investimenti.
«Si effettua una fotografia del sistema del cliente e si confronta con le best practice messe a punto durante i cinquant’anni della nostra storia. Organizzate sia per settori sia per aree funzionali. Viene così analizzata dai nostri sistemi per valutare la distanza rispetto alla situazione ideale».
Da qui parte un processo ciclico di monitoraggio con la gestione di tutta la fase di sviluppo della soluzione e la messa in opera. Procedendo per gradi, diventa anche possibile calcolare meglio l’impatto e i relativi benefici di ciascun intervento.
«La soluzione Sap Process Insights è in cloud, quindi non risulta neppure invasiva. Riusciamo a raccogliere i dati disponibili, integrarli nel sistema per restituire al cliente una visuale più dettagliata su come procedere nella trasformazione digitale».
Per esempio, dall’analisi di un processo standard di fatturazione, anche gestito da ERP di terzi, si può ricavare il numero di documenti prodotti e seguire tempi e modalità attraverso un sistema IT aziendale o una supply chain. Individuare di conseguenza eventuali punti deboli o colli di bottiglia, capire se la modalità seguita da un processo creato tempo fa sia comunque la migliore nello scenario attuale. Individuare di conseguenza dove sia prioritario intervenire per raggiungere risultati immediati.
Guardando inoltre ai dati di benchmark relativi alle performance dei processi che vengono raccolti in forma ovviamente anonima, raggruppandoli soltanto per settore verticale o attività orizzontale, per il cliente Sap diventa più facile capire se le proprie procedure siano allineate, in termini di efficienza e costi, con quelle di organizzazioni simili.
«Per noi è importante anche non limitarsi ad analizzare. Questi strumenti suggeriscono ai nostri clienti delle automazioni – Quick Win – che possono essere fin da subito attivate; per esempio sfruttare un bot RPA (Robotic Process Automation) per automatizzare alcuni flussi o altre tecnologie, come algoritmi di machine learning basati sui dati che vengono utilizzati all’interno dei processi che permettono all’utente di analizzare in maniera molto più ampia e completa le situazioni che si verificano all’interno del sistema.»
Situation Handling, uno dei componenti di Sap S/4HANA, aiuta a migliorare la qualità e l’efficienza dei processi aziendali rilevando, monitorando e informando automaticamente gli utenti giusti su circostanze eccezionali e problemi che richiedono la loro attenzione. Grazie alle sue funzioni di monitoraggio e tracciamento, Situation Handling consente di ottenere informazioni sul ciclo di vita delle situazioni e di identificare le situazioni ricorrenti che possono essere automatizzate o prevenute analizzando i dati e i pattern dei dati presenti all’interno dei processi. Le situazioni da gestire vengono segnalate all’utente come corredate sia dai dati legati al processo che ha portato a quella situazione, ma anche dalla proposta di azioni generate in automatico dal sistema, ancora una volta sulla base della storia delle precedenti interazioni che l’utente ha fatto in quelle situazioni e sulla base, appunto, del contesto, analizzando milioni di dati presenti all’interno dei processi stessi. Ecco, queste sono alcune componenti che vanno sotto il cappello di process automation perché aiutano l’automazione di alcuni step di processo, che possono essere quindi in questo modo resi molto meno onerosi dal punto di vista della gestione manuale dell’utente.
La personalizzazione non è un problema
In uno scenario italiano particolarmente frammentato, automatismi e standardizzazione di questo livello potrebbero sollevare perplessità per l’elevato livello di personalizzazione dei sistemi. C’è però un altro punto di vista, per nulla scontato, capace di ribaltare la situazione.
«Complessità dei sistemi e pesanti personalizzazioni effettuate sui sistemi esistenti vengono spesso visti come ostacoli alla trasformazione digitale. Sono in effetti tipiche reazioni “di pancia”. Tuttavia, sfruttando gli strumenti di Insight si può capire anche quanto le implementazioni custom siano realmente utilizzate e come. Spesso sono funzioni raramente utilizzate o addirittura inutilizzate da anni e di conseguenza non è neppure necessario progettarne l’aggiornamento».
Il discorso può essere esteso anche alle funzioni standard. Invece di adottare pacchetti standard, fosse anche solo perché ampiamente utilizzati o promossi, si individuano subito le operazioni ripetitive, le più adatte per essere automatizzate da subito, e come imparare a sfruttarle meglio.
Incoraggiante infine, notare l’interesse mostrato dal mercato. «In ogni contratto RISE with Sap mettiamo a disposizione una parte di questa suite, così da invitare i nostri clienti a lavorare da subito con questa modalità – conclude Roberto Fraccapani -. Se guardiamo all’alto numero di riscontri favorevoli incontrati da RISE, possiamo immaginare l’altrettanta diffusione nell’adozione»
