Ottimizzare la gestione dei processi che implicano il coinvolgimento di soggetti esterni all’azienda, clienti o fornitori, guadagnando tempo e migliorando la produttività: con questo proposito è partita la collaborazione tra SB Italia, Digital Innovation Company che realizza soluzioni IT all’avanguardia per le aziende che desiderano innovare e Wacom, azienda leader nella produzione di tavolette per la firma grafometrica.
Nel processo di digitalizzazione delle imprese, la firma grafometrica rappresenta uno strumento di notevole utilità, consentendo la trasformazione in digitale del “momento di firma”, ovvero uno dei passaggi più critici degli iter operativi in digitale, un vero e proprio collo di bottiglia che spesso ne determina l’interruzione.
Da dove deriva questa criticità? Si tratta innanzitutto di un processo che fino a poco tempo fa non era dematerializzabile: la firma olografa rappresentava l’unica possibilità di ottenere una firma formalmente e giuridicamente valida. Oggi è possibile l’apposizione di una firma ugualmente legittima anche con strumenti digitali, rispettando le regole definite dalla normativa in base alla tipologia scelta.
Si possono distinguere principalmente due tipologie di firma: quella in presenza (più propriamente firma grafometrica) e la firma elettronica remota.
Esse rispondono a esigenze diverse: la prima supporta i processi di firma a distanza, fondamentali nell’emergenza da Covid-19, mentre la seconda supporta la firma in presenza, utile in ambiti come quello commerciale per i contratti di vendita, sanitario per il consenso sulla privacy, finanziario per autorizzare disposizioni e così via.
AgileSign abilita la firma grafometrica su tavoletta Wacom
Con AgileSign, la soluzione di SB Italia che supporta le aziende nella gestione della firma elettronica in tutte le sue forme, si abilita sia la firma grafometrica – più vicina per l’utente all’esperienza di firma reale – sia la firma remota, che non richiede la presenza fisica del firmatario. Grazie ad AgileSign, è possibile applicare le diverse tipologie di firma previste dalla normativa italiana ed europea in modalità multicanale, quindi con la possibilità di sfruttare diverse modalità di applicazione.
Per poter essere apposta, la firma grafometrica necessita di un dispositivo ad hoc, una tavoletta grafica munita di una penna, che sia in grado di rispettare alcune importanti specifiche.
Quando si parla di firma elettronica avanzata, il dato prodotto è di tipo biometrico: questo significa che vengono raccolte le caratteristiche del tratto come la pressione e la velocità. A livello normativo, questi dati sono equiparati ai dati personali e pertanto devono essere protetti con certificati emessi da una certification authority riconosciuta.
La scelta di affidarsi a Wacom è stata dettata dall’affidabilità di un’offerta in grado di gestire in modo sicuro il documento così come i dati biometrici di chi appone la firma: Wacom garantisce infatti estrema qualità su ogni sua tavoletta, da quelle in bianco e nero o colore da 5 pollici fino ai modelli da 10 pollici o superiori.
Si tratta di device avanzati, composti da un pannello con sensore capacitivo e da una penna wireless senza batteria che si attiva tramite risonanza magnetica.
Inoltre, tutte le tavolette includono nativamente un sistema di crittografia che permette di raccogliere e trasferire in modo sicuro tutti i dati, soprattutto quelli biometrici. “Il nostro punto di forza è quello di riuscire a rendere l’esperienza utente – nel momento in cui occorre apporre una firma – molto vicina all’utilizzo classico di carta e penna. Parliamo infatti di “more human more digital”: la persona è sempre al centro della nostra tecnologia”, sottolinea Fabrizio Corno, Senior Account Manager Italy di Wacom.
“La piattaforma di SB Italia AgileSign consente di gestire l’intero processo documentale di approvazione e firma di un documento. L’integrazione con la piattaforma di ECM Docsweb offre inoltre l’opportunità di realizzare progetti di trasformazione digitale sulle organizzazioni, nel rispetto dei sistemi informativi già in essere. È importante garantire l’integrazione della firma grafometrica con i sistemi informativi dell’organizzazione in cui si inserisce”, osserva Pablo Pellegrini, Business Unit Manager Process and Document Automation & BPO di SB Italia. “Nel caso dei prodotti Wacom, l’integrazione con la nostra piattaforma è molto efficace e dopo la firma il processo si conclude con la conservazione digitale sempre presso SB Italia, operatore accreditato AgID.”
SB Italia accelera il business delle aziende, trasformando processi destrutturati in processi strutturati, controllati e digitalizzati, non solo all’interno dell’azienda ma anche verso l’esterno, verso tutti i soggetti coinvolti nelle attività operative come clienti, fornitori e partner.
Si parla infatti di digitalizzazione del processo esteso: grazie a una piattaforma abilitante come AgileSign i processi estesi sono più efficienti, fluidi e controllati e operazioni comuni, come la condivisione di documenti, non avvengono più avvalendosi di strumenti dispersivi come la mail, ma vengono gestite all’interno di processi standardizzati, con uno straordinario recupero di efficienza, spesso con risultati che aumentano la capacità competitiva della azienda.
