Dopo il trasferimento al quartiere espositivo di Rho i managed printing service di Canon hanno portato il primo operatore fieristico italiano a ridurre del 42% i dispositivi di output, ora rinnovati, e del 23% i costi di gestione.
In cerca di saving economici e di gestione, gli sforzi compiuti fin dal 2003 da Fiera Milano per ottimizzare i costi di gestione dei processi documentali non sono solo passati da un attento rinnovo tecnologico dei dispositivi di stampa di volta in volta installati ma da un’ottimizzazione dell’infrastruttura di output che, ostacolata dal complesso layout degli uffici dislocati nel Quartiere fieristico di Milano, con il trasferimento a Rho è finalmente diventata realtà.
Optando per il servizio Canon Managed Print Service, la realtà di cui Valentina Amoroso è service manager, ha ridotto da 319 a 182 il numero dei dispositivi di stampa ottenendo, in un sol colpo un risparmio sui costi di gestione pari al 23%. «Senza contare – è l’ulteriore riflessione – la velocizzazione delle tempistiche di gestione e manutenzione delle apparecchiature di stampa ottenute rivolgendoci a un unico interlocutore anche per l’assistenza, già agevolata dal servizio di e-mantenace per la diagnostica in remoto e l’eventuale intervento del tecnico di competenza».
Preceduto da una forte comunicazione interna, che ha coinvolto i dirigenti delle diverse divisioni e le direzioni fino al personale, dopo aver scattato un’istantanea dell’intera struttura, il progetto messo a punto da Canon in collaborazione con il personale It di Fiera Milano ha combinato la soluzione per il flusso di lavoro Canon uniFlow Output Manager con la possibilità di monitorare il flusso di stampa e i relativi costi.
Ridottesi a favore di invii e scansioni elettroniche, la stampa e la copia dei documenti in modalità fronte-retro esclusivamente attuabile attraverso l’utilizzo di badge aziendali, per Amoroso, non ha solo introdotto «buone norme in ottica di secure print», ma ha ridotto i consumi di carta e di energia «per un saving che, tra bianco, nero e colore, si aggira intorno al 34%».
Non stupisce, allora, visti i risultati, la volontà espressa dalla referente It di Fiera Milano sia «di estendere il medesimo modello adottato anche alle altre aziende del Gruppo, mentre l’automatizzazione del processo di invio e ricezione dei fax in ottica di fax server potrebbe rispondere alla crescenza necessità di ridurre la carta da archiviare gestendo al meglio i flussi documentali».
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