Con meno di un terzo dei dispositivi usati in precedenza, Xerox Global Services ha fornito a Ducati maggior efficienza e tempi più ridotti
maggio 2008
La gestione documentale e i servizi di stampa sono ottimi candidati per una soluzione di outsourcing: lo ha verificato Ducati Motor Holding che ha sottoscritto con Xerox Global Services un contratto da 13,5 milioni di dollari, per cinque anni.
La necessità era quella di fronteggiare i cambiamenti cercando di contenere i costi, mantenendo però inalterata la qualità dei servizi.
Tra gli obiettivi, c’era anche quello di aumentare l’efficacia delle informazioni tecniche e, di conseguenza, ridurre la quantità di materiali promozionali obsoleti.
Xerox è partita da una situazione in cui erano presenti 20 macchine fotocopiatrici, 284 stampanti e 40 fax, e che richiedeva un’attenta mappatura e una razionalizzazione degli strumenti, che non venivano utilizzati al massimo della loro efficienza. Il risultato è che, oggi, lo stesso lavoro viene svolto da soli 103 nuovi dispositivi, con evidenti vantaggi economici.
In particolare, attraverso il supporto di Xerox Global Services vengono ottimizzate tre aree.
La prima è quella della gestione dei documenti in outsourcing e dei servizi di comunicazione, con l’introduzione di processi di print on demand per i manuali tecnici e la costituzione del Xgs Document Centre per il controllo della stampa, dello scanning e la creazione di cd.
Inoltre è ottenuta una maggiore attenzione al cliente tramite l’invio di mail ai singoli utenti finali.
La seconda area è quella della logistica, ovvero la razionalizzazione e il monitoraggio degli asset, attraverso lo strumento CenterWare Web, che controlla circa 100 dispositivi, tra i quali sia i multifunzione, sia le stampanti locali. Infine, sono stati potenziati i servizi legati al ciclo di vita del prodotto, attraverso il controllo diretto di Xerox sull’intero processo, dalla creazione alla stampa della documentazione tecnica.
Gianfranco Giorgini, Operations director di Ducati Motor Holding, a due anni di distanza dal lancio del progetto, si ritiene soddisfatto della partnership stabilita con Xerox.
Tra i risultati ottenuti, in particolare, è emerso anche che, utilizzando la metodologia just-in-time, si è arrivati a produrre i manuali in un giorno, contro i 15 necessari in precedenza.
Il tutto ha visto anche un miglior servizio offerto ai clienti, in quanto si riesce più facilmente a personalizzare il rilascio dei testi.
Per il futuro, Ducati ha in previsione di affidare a Xerox anche l’archiviazione digitale dei documenti, i servizi finanziari e amministrativi e la gestione della comunicazione interna.
