L’emergenza scatenata dal coronavirus impone a numerosi dipendenti di aziende e professionisti di lavorare da casa.
Anche per chi non è proprio alle prime armi, e a maggior ragione per chi possiede una minore dimestichezza con gli strumenti digitali, potrebbe non essere immediato organizzarsi per passare dal lavoro in ufficio al lavorare da casa, e soprattutto per farlo in modo efficiente.
Google, sul proprio blog, ha condiviso con gli utenti diverse iniziative che la società di Mountain View ha messo in atto per aiutare le persone e le aziende ad affrontare l’emergenza coronavirus.
Molti clienti delle soluzioni Google hanno chiesto all’azienda consigli e suggerimenti per rimanere produttivi e in ritmo con le attività da completare, dovendo lavorare da casa.
Big G ha risposto presente, e ha condiviso alcune best practice per favorire la collaborazione in remoto e per preservare la produttività quando i propri team si trovano a lavorare da casa. Una delle sfide maggiori, è quella di preservare una efficace collaborazione con gli altri membri del team.
Naturalmente, rivolgendosi ai propri utenti, i suggerimenti di Google fanno riferimento alle soluzioni e agli strumenti dell’azienda, in particolare della G Suite. D’altro canto, questi sono oggettivamente tra i più diffusi. Ma, in ogni caso, tali best practice possono anche essere preziose estraponadole dall’implementazione pratica e usandole come traccia da seguire con qualsiasi altro strumento siamo soliti utilizzare.
Otto consigli di Google per lavorare da casa
Innanzitutto, Google suggerisce di assicurarsi che il proprio team abbia gli strumenti e i processi corretti impostati; dopo aver fatto questo, ci sono alcuni passaggi aggiuntivi che è possibile eseguire, prima di entrare nel merito vero e proprio dei task da svolgere.
1. Crea un alias del team per rimanere facilmente in contatto. Vale a dire, creare gruppi e mailing list che includano tutti i membri del team, per condividere rapidamente le informazioni, e una chat room (in questo caso con Hangouts Chat) per le discussioni.
2. Controlla i permessi di condivisione sui documenti importanti in modo tale che i colleghi e i collaboratori possano modificare e commentare solo dove e quanto sia necessario. Si potrebbe anche prendere in considerazione, suggerisce ancora Google, la creazione di un Drive condiviso dove il team possa archiviare, ricercare e accedere ai file da qualsiasi dispositivo.
3. Pianifica le riunioni in modo da poter rimanere in contatto. Imposta gli inviti del calendario, crea un’agenda e allega documenti pertinenti all’invito. È anche una buona idea assicurarsi che tutti abbiano familiarità con le videoconferenze (in questo caso di Hangouts Meet).
Perché la produttività non ne risenta troppo, nel lavorare da casa, è opportuno che il team sia connesso e sincronizzato sull’andamento delle attività.
4. Tieni riunioni quotidiane per rimanere in contatto con i tuoi colleghi. Lavorare a casa può portare all’isolamento e la videoconferenza è un ottimo modo per mantenere le persone coinvolte. Cerca di essere visibile sulla fotocamera quando appropriato, presenta contenuti pertinenti e fai domande per innescare conversazioni. Quando i fusi orari impediscono che tutti partecipino a una riunione, registrala: ma prima assicurati che tutti i partecipanti si sentano a proprio agio a essere registrati.
5. Condividi regolarmente obiettivi e aggiornamenti. Che sia in una chat di gruppo o in un documento condiviso che tutti aggiornano, tracciare ciò che viene realizzato è un ottimo modo per rimanere connessi, tenere tutti aggiornati e per il follow-up delle attività. Google Sites consente anche di impostare un sito interno per consolidare informazioni e risorse importanti in un hub centrale per il proprio team o per condividere informazioni in modo più ampio con la propria organizzazione.
6. Continua a praticare le buone maniere che si rispettano sul luogo di lavoro. Solo perché il team non è in ufficio, sottolinea Google, non significa che le persone non siano occupate. Controlla quindi i calendari prima di pianificare le riunioni e, quando raggiungi la chat, inizia chiedendo se è il momento giusto per parlare. A tua volta, puoi informare in modo proattivo i colleghi della tua disponibilità, impostando l’orario di lavoro in Google Calendar. In questo modo, se un membro del team tenta di pianificare una riunione al di fuori del periodo di disponibilità, riceverà una notifica.
Per lavorare da casa, chiaramente si sfrutta la connettività Internet e il WiFi che condividiamo con gli altri membri della famiglia. Anche per ottimizzare questa situazione Google offre un paio di consigli.
7. Non passare tutto il giorno in videoconferenza. Ci sono molti strumenti a disposizione per rimanere in contatto con il proprio team di lavoro, come una chat room, un documento condiviso, un breve sondaggio con Moduli Google o una rapida conference call con Google Voice.
8. Trova la configurazione giusta per te. Potrebbe essere necessario provare alcune configurazioni diverse prima di scoprire quella che meglio si adatta a farci rimanere concentrati e non distrarre gli altri. Sul proprio blog Google offre altri sei suggerimenti per videochiamate migliori e in una playlist di YouTube Big G propone alcuni video con suggerimenti su come lavorare da casa con gli strumenti della G Suite.
