Easy Folder è la soluzione dedicata agli Studi legali di Gruppo Tadi volta a facilitare il reperimento e riutilizzo dei documenti cartacei. Attraverso l’impiego di una stampante multifunzione, permette infatti una veloce e sicura trasformazione di documenti cartacei in formato digitale e all’archiviazione degli atti in formato elettronico.
In una nota la società dice che Easy Folder per gli Studi Legali è intuitivo e di facile utilizzo. I documenti in formato cartaceo vengono immessi sull’alimentatore dello scanner della multifunzione per essere convertiti in Pdf editabili con un semplice clic.
Anche i documenti già in formato digitale non editabile, quali immagini o foto, si possono convertire in Pdf con la stessa procedura di quelli di carta. L’avvocato o l’operatore decide a priori come il sistema deve archiviare i documenti convertiti e in quali cartelle in rete deve salvarli per essere utilizzati per il copia/incolla.
Archiviazione e ricerca
La logica di memorizzazione si imposta all’atto dell’installazione del servizio secondo le indicazioni del titolare e non dipende dalle decisioni autonome dei singoli operatori. Si possono anche impostare procedure di archiviazione per facilitare, per esempio, la memorizzazione di pratiche relative alla clientela con cognomi esteri.
Inoltre, si memorizzano non solo documenti cartacei direttamente sulla multifunzione ma anche quelli in formato digitale ricevuti da posta elettronica o altra fonte sui pc, usando le medesime procedure operative.
Qualsiasi documento archiviato è ricercabile navigando tra le cartelle di rete o per contenuti con i comandi dei sistemi di base Windows o Apple. Se il sistema multifunzione è in uso in uno Studio Associato è possibile suddividere i documenti addebitandoli ai singoli Associati.
