Ocr Data Capture può dimezzare i costi di acquisizione dati nella fase di prima nota.
Top Consult ha rilasciato la soluzione Ocr Data Capture, che collega le operazioni di acquisizione dei dati e di gestione documentale per ottimizzare il data entry dei documenti cartacei. Allo scopo la piattaforma Top Media Ned per la navigazione elettronica dei documenti è stata integrata con le tecnologie data capture di Kofax.
La soluzione si rivolge soprattutto alla gestione del ciclo passivo aziendale, caratterizzato dall’arrivo per lettera o fax di grandi volumi di documenti come ordini, documenti di trasporto e fatture fornitori. Le informazioni sono catturate dai documenti cartacei, rese elaborabili elettronicamente, archiviate e convogliate nei processi documentali e gestionali dell’impresa, fino alla conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti fiscalmente rilevanti.
In questo modo il data entry non dovrebbe più essere un collo di bottiglia ma diventare un processo di acquisizione rapido e privo di errori, anche automatico.
Top Consult stima la realizzazione di un risparmio del 50% nella sola fase di data entry in contabilità, ossia la prima nota, a cui vanno aggiunti i risparmi delle fasi di normalizzazione delle fatture, di flusso approvativo e di conservazione sostitutiva fiscale.
Con la nuova soluzione integrata, nella fase di acquisizione mediante barcode e scanner una fattura è trasformata nella sua immagine elettronica e resa poi di più alta qualità con il sistema automatico Kofax VirtualReScan.
La successiva fase di riconoscimento, basata su tecniche Ocr (Optical Character Recognition), comprende verifica e correzione, estrazione delle informazioni contenute nella fattura; i dati contabili estratti vengono quindi trasmessi al sistema gestionale per il caricamento automatico e le successive elaborazioni, mentre immagini elettroniche e dati sono archiviati nel sistema Ned.
La soluzione si rivolge sia alle aziende che già utilizzano Top Media Ned per la gestione elettronica e la conservazione sostitutiva dei documenti, sia alle aziende clienti di Kofax, sia a quelle che intendono affrontare l’automazione del ciclo passivo partendo da zero con la gestione documentale.
