Il punto di partenza è l’audit dei dati aziendali, che vanno analizzati in termini di contesto di business. Le sei “fasi” di gestione delle informazioni.
Di fronte alla necessità di gestire diversi canali di informazioni aziendali, i responsabili IT sono spesso costretti a rispondere in modo reattivo senza beneficiare di una prospettiva di business generale.
Allo stesso modo, gli executive tendono a concentrarsi sull’operatività quotidiana e non forniscono all’IT input sufficienti sul modo in cui l’informazione potrebbe supportare meglio i risultati di business.
Sfortunatamente, questo approccio ha portato alla proliferazione di soluzioni separate, costose, difficili da gestire e che sostanzialmente impediscono la condivisione delle informazioni e la collaborazione.
Ma c’è un modo migliore: quando i referenti tecnologici e di business uniscono le proprie forze per identificare e attribuire valore alle informazioni aziendali secondo un unico punto di vista. Insieme, possono creare un progetto che definisca come le informazioni viaggiano attraverso l’organizzazione, ma anche sviluppare strategie dati che integrino le migliori tecnologie con pratiche di business per ridurre costi, complessità e rischi.
Il riallinamento fra IT e business passa dal cambiamento
Il concetto chiave per il riallineamento è il cambiamento, cruciale per ottenere il tipo di integrazione di cui le aziende hanno bisogno in termini di strategie coese di dati e informazioni.
In termini generali, la storia recente dell’informatica in azienda è stata caratterizzata da iniziative volte a passare da piattaforme legacy a sistemi più flessibili e aperti. Tutta questa rinnovata “apertura” ha dato il via a una gamma di soluzioni frammentate per gestire, archiviare e proteggere ciò che ci si aspettava fosse una costante crescita di dati, ma che velocemente è diventata un’esplosione di dati senza fine.
Nella maggior parte delle organizzazioni, l’aumento dei dati ha raggiunto vertici assolutamente inediti, con tassi di crescita del 60% o superiori su base annua ormai divenuti la norma.
Sfortunatamente, quest’eredità di rimedi veloci ha portato a soluzioni disparate e puntuali finalizzate a risolvere specifici problemi nelle aree della scalabilità applicativa, gestione e protezione di dati dal contenuto specifico, compliance dipartimentale, sicurezza ad-hoc e conservazione a lungo termine di record in silos diversi.
Mentre queste soluzioni isolate hanno portato alcuni vantaggi nel breve termine, hanno acuito un problema ricorrente e di difficile soluzione legato alle sfide crescenti rappresentate dall’aggiunta – e spesso dalla duplicazione – di storage, infrastruttura, alimentazione, reportistica e policy.
L’IT deve cambiare il proprio modo di investire in risorse tecnologiche, caratterizzato finora da reazioni istintive alla crescita esponenziale dei dati, da colli di bottiglia su backup e recovery, così come altre misure “tappabuchi” per risolvere singoli problemi di data management.
Viceversa, il business deve prendersi le sue responsabilità e impegnarsi nella determinazione del workflow informativo per l’organizzazione, così da contribuire maggiormente all’evoluzione della direzione aziendale e al ruolo che la tecnologia può svolgere nel supportare i risultati finali.
Ma come? IT e business devono lavorare insieme in modo proattivo per sviluppare un approccio olistico alla gestione delle informazioni e valutare, analizzare e creare un progetto sul flusso degli asset informativi all’interno dell’organizzazione aziendale.
Fondamentale è l’audit dei dati aziendali. Un esempio di framework
Ogni processo di profilazione delle informazioni inizia con una buona analisi dei dati. Quindi il primo passo è un audit dei dati aziendali esistenti che devono essere connessi con il contesto di business che crea valore e li trasforma in informazioni. Per determinare il valore si devono valutare i requisiti di business in relazione ai seguenti elementi:
- Tipo di asset
- Rischio
- Conservazione
- Accessibilità
- Protezione
- Sicurezza
- Distruzione
Questo framework permette di adottare un approccio più conforme e strutturato all’information management perché fornisce maggiore chiarezza sul modo in cui gli asset sono interconnessi e permette di vedere il rischio come una realtà in costante evoluzione che richiede un monitoraggio continuo. La profilazione del rischio è un’attività più ampia della compliance e tipicamente si relaziona con altri aspetti della sicurezza e dell’accessibilità.
Una volta che il progetto informativo è pronto, il team IT può iniziare lo sviluppo di strategie dati unificate che associno le migliori tecnologie alle best practice per ridurre i costi, la complessità di gestione e il rischio.
Sviluppare una comprensione completa di queste fasi si dimostrerà fondamentale nella determinazione di quali strategie di data management saranno più efficaci per soddisfare sia gli obiettivi di breve termine sia quelli di lungo termine.
Sei gradi di separazione dei dati
L’informazione viene gestita tipicamente secondo sei distinte fasi, non necessariamente sequenziali. Le sei fasi sono:
- Creazione – Quali sono le origini e la natura dell’informazione? Ad esempio, si tratta di un’email, un documento o un’immagine?
- Proliferazione – L’informazione è destinata ad un uso interno o esterno? Sarà inviata o è stata ricevuta?
- Utilizzo – Quanto deve essere accessibile questa informazione? Sarà archiviata in base a specifiche leggi o regolamenti? Dovrà essere ricercata o utilizzata all’interno di un processo di discovery?
- Revisione – Come viene gestito il controllo di versione? Devono essere disponibili diverse iterazioni di questa informazione per fini di auditing?
- Conservazione – Come è protetta l’informazione? Quali sono le tecnologie di storage e le misure di sicurezza più appropriate per assicurare l’integrità di lungo termine dell’informazione?
- Eliminazione – Come sarà cancellata o distrutta questa informazione?
Come un’informazione viene creata e il contesto in cui è stata concepita hanno spesso un impatto significativo sul valore complessivo che questa ricopre per gli utenti e per l’azienda. Per questa ragione, è importante raggruppare informazioni ad alto e basso valore per determinare il livello appropriato di data management. Una volta che il valore è stato assegnato, sarà più facile determinare le strategie e le policy migliori per gestire il flusso di dati, i processi, lo storage e la protezione.
Architetture flessibili per il futuro
Tutti gli ecosistemi sono entità viventi che si modificano di frequente per adattarsi alle condizioni ambientali. Lo stesso vale per gli ecosistemi informativi che devono adattarsi a direzioni di business in movimento, condizioni economiche mutevoli, requisiti in evoluzione e all’introduzione di nuove tecnologie e processi di business.
Ciò che manca nella maggior parte delle attuali soluzioni di data management è la flessibilità necessaria per stare al passo con le trasformazioni e le mutazioni che si verificano nell’ecosistema. In effetti, molti vendor di soluzioni di protezione dati offrono una scarsa integrazione tra i propri diversi prodotti e una collaborazione limitata tra soluzioni di storage e document management.
L’inflessibilità delle attuali soluzioni di gestione dei dati limita in maniera considerevole la capacità delle aziende di riutilizzare le informazioni e modificare il modo in cui vengono gestite, sfruttate, accedute e conservate.
Le limitazioni dei prodotti esistenti come tecnologie abilitanti per questo percorso e le difficoltà e frustrazioni legate a una gestione ad hoc di soluzioni puntuali hanno ispirato un modo nuovo e diverso – un approccio all’information management basato su piattaforma unica, con moduli che condividono un codice e un set di funzioni comuni, progettati sin dall’inizio per integrarsi tra loro.
Per la prima volta, le aziende possono abbandonare soluzioni basate su singoli prodotti unitari per la protezione, la replica, l’archiviazione e la gestione dei dati, così come evitare le problematiche costose e time-consuming legate alla gestione di infrastrutture separate.
Questo approccio rende anche molto più facile lo spostamento dei dati e la loro archiviazione offline fino a quando questi siano necessari. Per molte aziende, disporre di un’unica piattaforma di gestione dei dati permette di liberare informazioni intrappolate in backup, archivi o in altre applicazioni al fine di offrire maggiore valore all’organizzazione stessa.
*Country Sales Director di CommVault Systems Italia
