Il problema Al lavoro le vostre e-mail restano sul server e non vi soddisfa la visualizzazione La soluzione Personalizzate il programma utilizzando gli strumenti di Outlook
Settembre 2004
Al lavoro, le e-mail che si accumulano nella casella della posta in arrivo
di Ou-look non sono sempre scaricate sul vostro PC. Infatti spesso viene specificato
di lasciare la posta sul server aziendale.
È una situazione che presenta essenzialmente un inconveniente legato
alla privacy: la riservatezza dei vostri dati non è assicurata dal momento
che si trovano in cartelle accessibili a diverse persone. Un vantaggio è
però la possibilità, se avete gli opportuni privilegi di accesso,
di consultare la posta già vista anche se non siete in ufficio, usando
uno dei vari strumenti di webmail (ad esempio www.mail2 web.com).
Trasferire le e-mail sul disco fisso
L’unica soluzione, per avere tutto a portata di mano, consiste nel trasferire
le e-mail sul disco fisso.
Il trasferimento può avvenire in due modalità. La prima consiste
semplicemente nel trascinare i messaggi selezionati in una cartella appositamente
creata sul vostro disco fisso, servendosi delle Risorse del computer.
Aprite il menu Start/ Risorse del computer/Disco locale (C:) e selezionate
la voce Crea nuova cartella che chiamerete, ad esempio, Posta. In questo
modo i messaggi vengono memorizzati nel vostro PC e restano visibili e accessibili
anche se si dovesse interrompere il collegamento tra il PC e il server.
Ovviamente questo metodo presenta l’inconveniente di non poter vedere
i nuovi messaggi in arrivo, che continuerebbero a restare sul server finché
non decidete di trascinarli manualmente nella cartella che avete creato.
Per ovviare a ciò esiste un secondo metodo, un po’ più complesso,
che consiste nel definire all’interno di Outlook una regola automatica
che “dirotti” i messaggi in arrivo all’interno di una cartella
personale che avrete preventivamente creato sul disco fisso. Aprite
Outlook e nella finestra a sinistra selezionate Cartelle personali.
Dal menu File/ Nuovo/Cartella create una nuova cartella, che chiamerete,
ad esempio, Posta personale (vedi figura 1).
Per creare una regola che faccia confluire le e-mail desiderate all’interno
della nuova cartella, aprite il menu Strumenti/Creazione guidata regole.
Fate clic sul bottone Nuova e quindi su Avanti. Nel campo
Verifica le seguenti condizioni, selezionate la voce In cui il
mio nome è nella casella A o Cc.
Nel campo sottostante specificate l’account le cui e-mail volete spostare
nella cartella Posta personale e fate clic su Avanti. Potete anche
creare diverse regole di posta e associare a ciascuna una cartella personale
diversa, in base al mittente o alla priorità ad esempio, in modo da smistare
la posta automaticamente.
Se poi desiderate anche modificare le modalità di visualizzazione dei
messaggi in modo da poterli gestire in modo più efficace, soprattutto
se vi arrivano numerose e-mail, potete ricorrere agli strumenti messi a disposizione
da Outlook. Quando infatti si ricevono le e-mail, vengono di default visualizzate
nella cartella Posta in arrivo, ma se sono diverse decine o centinaia diventa
complicato leggerle tutte o capire subito se si tratta di posta importante o
indesiderata.
Personalizzare la visualizzazione
Outlook dispone di numerosi strumenti per personalizzare la visualizzazione
delle e-mail. Per esempio potete aprire il menu Visualizza/Anteprima automatica
per fare in modo che di ogni messaggio vengano visualizzate le prime tre
righe, in modo da capire il contenuto senza la necessità di aprire il
messaggio e, se si tratta di posta indesiderata, potete decidere subito di cancellarlo.
Il comando Visualizza/Riquadro di anteprima permette invece di visualizzare
buona parte del messaggio nella finestra sottostante, così da poterlo
leggere senza doverlo aprire. In questo modo non potete però vedere se
il mittente ha richiesto la conferma di lettura e non potrete quindi inviargliela,
operazione possibile solo in seguito all’apertura vera e propria del messaggio.
Oltre a personalizzare le modalità di visualizzazione, potete anche modificare
l’ordine dei messaggi. Una funzione interessante da utilizzare è
quella di ordinare i messaggi facendo semplicemente clic sull’intestazione
della colonna che contiene il criterio che vi interessa. Se per esempio volete
ordinare i messaggi in base al mittente dovete fare clic sulla colonna Da.
Una piccola freccetta orientata verso l’alto o verso il basso vi ricorda
se l’ordine prescelto è crescente o decrescente. Facendo clic una
seconda volta sulla freccetta potete invertire l’ordine precedente.
Meno conosciuta, ma molto utile, è anche la funzione di raggruppamento
automatico, che ordina i messaggi per gruppi in base al criterio da voi scelto.
Dal menu Visualizza/Visualizzazione corrente, selezionare ad esempio
la voce “Per mittente”. In questo modo i messaggi saranno
ordinati in base al nome del mittente, che appare una sola volta, con indicato
a fianco il numero di messaggi da lui inviati, oltre al riepilogo dettagliato
di quelli letti e quelli da leggere. Così facendo la visualizzazione
diventa ad albero, con un piccolo segno + a fianco a ogni gruppo che indica
se ci sono e-mail.
Se invece avete letto un messaggio importante e volete evidenziarlo potete fare
clic sull’intestazione col tasto destro del mouse e nel menu contestuale
che si apre selezionate l’opzione Segna come da leggere. L’intestazione
ridiventa in grassetto, come se il messaggio non fosse mai stato aperto.
Potete anche decidere di aggiungere qualche colonna in più oltre a quelle
che Outlook visualizza di default, al fine di avere più informazioni
su ciascun messaggio.
Alle colonne visualizzate potete aggiungerne altre: dal menu Visualizza/Visualizzazione
corrente/Personalizza visualizzazione corrente fare clic su Campi.
Nella finestra Mostra campi decidete quali aggiungere a quelli che
Outlook mostra di default, ad esempio Inviato, e fate clic su OK
per due volte consecutive. In questo modo oltre alla data di ricezione sarà
visualizzata anche la data di invio del messaggio.
