Lavorare con la posta elettronica può essere oneroso per chi la utilizza spesso. Gli utenti di GMail possono risparmiare parecchio tempo sfruttando le funzioni aggiuntive di GMail Labs, ottenendo anche un aumento della produttività.
Il servizio di posta elettronica Google GMail è largamente diffuso
sia tra i privati, sia nel mondo del lavoro.
Di solito, il servizio viene utilizzato proficuamente da chi dall’ufficio
si sposta in un altro ufficio o a casa, lavorando in webmail tramite browser.
Può essere utilizzato, poi, configurando l’account in programmi
client come Outlook, Windows Mail o Thunderbird.
Come ultima annotazione, ma non meno importante, ci si può lavorare anche
navigando in Internet con dispositivi mobili come cellulari, smartphone e netbook,
il che torna comodo soprattutto quando si è spesso fuori sede.
Già avere una casella di oltre 7 GB di spazio è un vantaggio
concreto. A questa opportunità in GMail se ne aggiungono altre, come l’aggiornamento
in tempo reale della posta in arrivo, la ricerca tra i messaggi con il motore
interno e la posta prioritaria.
Per rendere ancora più produttivo l’utilizzo del servizio ci sono
le funzioni di GMail Labs, una serie di comandi aggiungibili
a GMail, attivabili e disattivabili in qualsiasi momento. Il meccanismo
è simile a quello dei componenti aggiuntivi utilizzato in Thunderbird
e nei browser come Firefox e Google Chrome.
Le funzioni di GMail Labs sono alcune decine e sono destinate ad aumentare
nel corso del tempo.
Gestione delle funzioni
Per aggiungere una funzione di GMail Labs in GMail le azioni
da eseguire sono:
• clic su Impostazioni, in alto a destra nella finestra del browser
• clic su Labs
Subito dopo in basso appare l’elenco delle funzioni disponibili, ognuna
delle quali riportata con nome, autore e alcune righe di descrizione delle finalità.
Per giungere più rapidamente nella stessa pagina, da GMail si
può fare clic sull’icona dell’alambicco di colore verde accanto
a Impostazioni.
Chi decide di voler provare una certa funzione, per utilizzarla deve fare clic
sulla casella di opzione Attiva. Nella stessa sessione se ne possono
attivare anche più di una. In ogni caso, alla fine per completare il
lavoro si deve confermare con un clic su Salva modifiche.
Occorre confermare con lo stesso pulsante anche dopo aver fatto clic su Disattiva,
se si è deciso di non utilizzare più una certa funzione.
Visualizzare un altro messaggio dopo la cancellazione
Dopo aver cancellato un messaggio, GMail mostra nuovamente la pagina
della Posta in arrivo. Accade lo stesso quando se ne imposta la disattivazione.
In entrambi i casi, per visualizzare il contenuto di un altro messaggio se ne
deve aprire la pagina con una altro clic.
Attivando la funzione Avanzamento automatico, invece, dopo una cancellazione
o disattivazione viene visualizzato direttamente il testo del messaggio successivo
(nel senso di “più recente”) o di quello precedente. Questo
comporta un buon risparmio di tempo per chi decide di fare un po’ di manutenzione
nell’archivio.
Si sceglie se andare avanti, indietro o tornare nuovamente alla pagina dell’elenco
dei messaggi con la sequenza:
• Impostazioni, Generale, Avanzamento automatico
Anteprima dei messaggi
Nella pagina Posta in arrivo l’elenco dei messaggi è in
formato tabellare. Ogni riga mostra mittente, oggetto, data/ora del messaggio
ed eventuali icone aggiuntive per indicare allegati o altre informazioni. Per
leggerne uno è necessario fare clic sulla riga corrispondente per aprirlo
in una nuova pagina web.
Se si attiva Occhiatina ai messaggi, invece, è sufficiente
fare clic con il tasto destro su una delle righe per aprire un piccolo riquadro
a comparsa con l’anteprima del suo contenuto.
All’interno vengono visualizzati l’oggetto, il nome del mittente
e la parte iniziale del corpo del messaggio. In questo modo si riesce a cogliere
il senso di quello che contiene, evitando di aprirne uno dopo l’altro
per leggerli e decidere cosa farne.
Utilizzando la funzione di anteprima, quindi, il risparmio di tempo complessivo
può diventare anche notevole.
Nel riquadro a comparsa appaiono anche alcuni pulsanti operativi, utilizzabili
per ridurre ulteriormente il tempo altrimenti necessario per eseguire le stesse
operazioni:
• Archivia
• Elimina
• Segna come già letto
Per visualizzare l’intero testo del messaggio e quello degli eventuali
altri della stessa conversazione (thread), si fa clic su Visualizza thread
completo.
Messaggio Già letto
Il tempo impiegato nella gestione della posta elettronica non è solo
quello dovuto alla lettura e all’invio dei messaggi, oltre che alla loro
preparazione. Ci sono piccole attività di natura operativa che, sommate
insieme, possono assorbire anche parecchio tempo.
Una di esse è la cancellazione dei messaggi. Un’altra è
l’assegnazione dello stato di Già letto o ancora Da
leggere. L’azione, semplice di per sé, in GMail richiede
una sequenza di tre clic:
• il primo per selezionare il messaggio
• il secondo per fare clic su Altre azioni
• il terzo e ultimo per fare clic su Già letto o Da
leggere, in dipendenza dello stato che gli si intende assegnare
Chi non ha interesse a leggere un certo messaggio, ma non intende ancora cancellarlo,
può indicarlo come Già letto. Attivando la funzione Pulsante
Segna come Già letto, si esegue la stessa operazione risparmiando
un clic su tre, con un recupero del 33 per cento del tempo che si sarebbe dovuto
dedicare all’operazione eseguita normalmente.
