Yamamay: mille utenti sulla nuvola

Maria Teresa Della Mura -

22 Febbraio 2012

Dalla posta ai Docs e a Sites: la scelta della nuvola di Google per Yamamay è occasione di ripensare la comunicazione in azienda.

C’è anche Yamamay tra i circa quattro milioni di aziende nel mondo che in questi anni si sono avvicinate alle Apps di Google.
La società, che di recente entrata a fare parte del Gruppo Pianoforte Holding – cui fanno capo anche i brand Carpisa e Jaked per un totale di 1.200 punti vendita, ha deciso di portare verso le soluzioni Google in primo luogo i servizi di posta elettronica, prevedendo però un percorso di migrazione dell’infrastruttura It complessiva anche verso le soluzioni Docs e Sites.

Spiega Paolo Tha, Cio della società: ”Yamamay aveva una criticità importante sulla posta. C’era un problema di disaster recovery da prendere in seria analisi, avevamo un contratto di infrastruttura in scadenza, c’era un problema sempre più pressante di archiviazione, di ricerca, di gestione degli allegati”. La prima considerazione posta sul tavolo da Yamamay è stata in relazione alle modalità di utilizzo dei servizi di posta: ”Dalla maggior parte degli utenti utilizzata sempre più spesso come archivio, per informazioni aziendali critiche o per condurre transazioni aziendali come l’invio di contratti e di ordini di acquisto. Senza dimenticare poi la crescente diffusione degli smartphone in azienda, o l’utilizzo di allegati, che porta ad una crescita di spazio di oltre il 30% ogni anno”.

Per Paolo Tha la scelta di Google è stata tutto sommato semplice.
Sicuramente ha pesato positivamente la familiarità che gli utenti già avevano con Gmail, sicuramente hanno pesato le ipotesi evolutive, con una roadmap che prendesse in esame ulteriori servizi in cloud, sicuramente hanno pesato le analisi sui temi della sicurezza e del risparmio dei costi.
”L’adozione di Google è stata promossa dalla funzione It, con alcuni mesi di test su nostre caselle, non solo per la posta ma per tutte le Google Apps. E da subito l’abbiamo pensata per tutta l’azienda!.
Nei criteri di valutazione, per Yamamay erano importanti l’email continuity e la sicurezza: lo Sla, in questo caso, è garantito a 99,9%, mentre gli aspetti di sicurezza sono garantiti con password monuso e string authentication.
Quanto alla privacy, elemento sempre critico quando si parla di cloud, Google garantisce che le mail vengono frammentate in pacchetti diversi, ciascuno indirizzato su un server differente. E nessuno, nemmeno l’amministratore, può leggere le mail di un utente senza chiederne ufficialmente l’autorizzazione.
Quanto ai risparmi, Tha dichiara un risparmio di circa il 50% con l’adozione della piattaforma Gmail, ma sottolinea: ”Se non ci si limita alla posta, al di là del risparmio si apre una prospettiva molto interessante di introdurre un nuovo metodo di comunicazione sia all’interno dell’azienda, sia con la rete di Negozi Diretti e Franchising”.
Per non parlare poi del vantaggio di un servizio in cloud che consente di avere garanzia del servizio senza doversi preoccupare di gestione, monitoraggio, infrastrutture ridondate.

C’è molta linearità anche nel percorso di implementazione.
Yamamay ha deciso di segmentare il processo in due fasi.
Nella prima sono stati coinvolti circa 450 utenti interni, considerando nel novero i dipendenti della sede e delle filiali e i negozi diretti. In due mesi il percorso è stato completato, inclusa la formazione per tutti gli utenti.
La seconda fase, che dovrebbe terminare alla fine di febbraio, vede coinvolti ulteriori 550 utenti tra affiliati in franchising in Italia e all’estero.
”In questo momento abbiamo attivato complessivamente circa 800 caselle. Resta esclusa da questa migrazione la Cina, che in relazione ai suoi rapporti con Google continua a operare su altra piattaforma. La cosa più importante è che in questo momento stiamo procedendo parallelamente all’implementazione di Sites e Docs, fondamentali per la formazione verso i punti vendita e per lo scambio di materiali visuali e filmati. La scelta cloud, in questo caso, è premiante soprattutto per la riduzione dei tempi di upload”.
Come già accaduto per la posta, anche in questo caso l’implementazione parte da un gruppo di selected user, per poi estendersi a tutta la rete interna ed esterna.

In valutazione, poi, c’è anche un’ipotesi Chrome Book da utilizzare nei punti vendita come dispositivo aggiuntivo al computer di cassa.

Quanto al contributo dei partner, due sono le realtà coinvolte. Da un lato Revevol, partner diretto di Google che ha aiutato Yamamay a conoscere le potenzialità della soluzione e per la preparazione iniziale del settaggio della Posta, dall’altro la software house Captha Systems, di cui è titolare lo stesso Paolo Tha, che dovrebbe essere coinvolta anche nelle future implementazioni delle Apps.
E se project management e implementazione sono seguiti direttamente da Tha e da un sistemista senior, per il Cio è importante aver introdotto nel team due giovani laureandi, ai quali ha affidato la migrazione e la formazione degli utenti.
”Mi sento di consigliare, a chi intraprende progetti di questo tipo, l’inserimento di giovani nel team di progetto, perché questo nuovo modo di comunicare e molto vicino al mondo consumer e social network dove loro sono dei geni rispetto ai tradizionali dipendenti delle aziende”.

Da parte sua, Google considera questa implementazione in Yamamay uno dei case study più completi di adozione delle sue tecnologie e inquadra così il suo ruolo.
”Rispetto all’It tradizionale – spiega Luca Giuratrabocchetta, country manager di Google Enterprise Italiam nella foto – noi siamo abilitatori. Costruiamo la piattaforma di comunicazione e collaborazione che rende disponibili i primi servizi minimi e sulla quale poi ogni azienda va a costruire l’infrastrttura più adatta alle sue esigenze”.
Per questo motivo Google evita di presentare ai suoi utenti soluzioni preconfigurate, perché ogni industry ha esigenze specifiche da rispettare.
Importante, in questo caso, è l’ecosistema di partner e software house che lavorano per mettere a punto le soluzioni per i clienti, anche effettuando il porting di soluzioni e processi esistenti, magari sviluppati con applicativi chiusi, difficili da migrare verso il mondo mobile.
”Noi forniamo le tecnologie abilitanti, i partner sviluppano le applicazioni nuovi. Quanto alle best practice, sono promosse a livello di community”. Secondo Giuratrabocchetta, ciò che di primo acchito colpisce gli utenti sono i tempi: si parla di ordini di grandezza nettamente diversi rispetto a quelli ai quali sono abituate le imprese.
”Meno deployment, più change management: questa è la chiave”.
Quanto agli owner dei progetti, se è vero che è la funzione It che ancora ha il compito di fare scouting e che ancora si presenta con interlocutore attento e credibile, è altrettanto vero che ” negli ultimi 18 mesi sono entrate quasi a gamba tesa le funzioni sales e marketing, che in tempi di crisi, hanno bisogno di trovare elementi di nuovi per guadagnare vantaggio competitivo e fungono da stimolo anche verso l’It”.